Règlement intérieur
Règlement intérieur de l’Epicentre
27 place de la république, 11200 Montséret
2024
Sommaire
1.Être membre de l’Epi-Centre 2
2.Participer au fonctionnement de l’Epi-centre 3
2.1 Fonctions des membres actifs 3
2.2 Pause et absence des membres actifs 3
3.Faire ses courses et consommer à l’épicerie 3
4.Participer aux décisions de l’Epi-centre 4
4.3 Le rôle des représentant.e.s de groupe 5
4.5 Gestion par consentement 5
4.6 Réclamations et plaintes 5
5.2 L’information des adhérents 6
5.3 La rubrique membres actifs sur le site 6
5.5 Communiquer autour de nous 6
Règlement intérieur de L’épi-centre
- Être membre de L’épi-centre
1.1 Devenir membre usager
Remplir les informations d’adhésion, signer après avoir lu et approuver le règlement intérieur, payer son adhésion.
“L’épi-centre” – épicerie/bar associatifs – est gérée par ses membres actifs.
Pour y faire ses courses ou consommer des boissons, il faut obligatoirement être membre de l’association L’épi-centre.
1.2 Devenir membre actif ou permanencier/ère
Pour être membre actif il faut être adhérent, prendre connaissance et accepter les tâches que les permanencier.ère.s doivent accomplir et/ou s’investir activement dans la réalisation des objectifs de l’association.
Le permanencier s’engage à tenir une permanence (environ 4 heures) chaque période de planning (environ 4 semaines) en respectant les horaires d’ouvertures et de fermetures fixés par décision du CAC. Pour cela, il signale ses préférences au groupe adhérent et consulte le planning en ligne prérempli. Le planning en ligne précise les modalités de fonctionnement.
Les permanencier.ère.s sont tenu.e.s de respecter les infrastructures ainsi que le matériel mis à leur disposition. Elles et ils reconnaissent avoir pris connaissance des règles et des consignes de sécurité et s’engagent à les respecter.
1.3 Quitter le rôle de permanencier/ère
Un permanencier/ère qui prend une pause, ou décide d’arrêter définitivement les permanences perd ses avantages tels que décrits dans la partie 2.
1.4 Quitter L’épi-centre
Les membres de L’épi-centre peuvent quitter l’association à tout moment, la cotisation annuelle en cours n’étant pas remboursable.
- Participer au fonctionnement de L’épi-centre
Les permanenciers/ères peuvent faire leurs courses en bénéficiant du tarif permanencier en cours. Ce tarif s’applique également aux personnes vivant sous le même toit à l’année et partageant leur repas. Ce droit court tant qu’il.elle.s gardent ce statut de permanencier avec tous les devoirs qui en découlent.
2.1 Fonctions des permanenciers/ères
Le service au magasin se fait à 2 permanencier.ère.s, ils sont chargé.e.s du fonctionnement du magasin. La composition du binôme est fixée par le planning et peut être modifiée.
Pour les nouveaux permanencier.ère.s une formation spécifique organisée par le groupe adhérent est nécessaire pour effectuer les tâches demandées aux membres, et chaque nouveau membre sera accompagné lors de ses trois premières permanences. Il/elle recevra une version du “livret pour une permanence fluide” qui détaille les fonctions que le permanencier doit respecter.
Les retards grèvent le dynamisme de l’équipe et il est important d’arriver 30 minutes avant l’ouverture de L’épi-centre par respect envers son binôme.
2.2 Pause et absence des membres actifs
Quand on sait qu’on va manquer un service, on doit organiser à l’avance son remplacement avec un/e autre permanencier/ère, sauf motif impérieux.
On peut trouver un remplaçant/e dans le planning. Si on n’arrive pas à trouver de remplaçant/e, il faut contacter le ou la responsable du planning.
La personne qui a manqué un service et n’a pas fait ses rattrapages dans les 28 jours, n’a donc provisoirement plus le droit à la remise des permanenciers sur les achats dans le magasin.
- Faire ses courses et consommer à l’épicerie
L’éventail des produits proposés par L’Epi-centre est celui que l’on trouve habituellement en épicerie de village : fruits et légumes frais, produits laitiers, épicerie, boissons, surgelés, produits d’hygiène et d’entretien… Ils sont aussi variés que possible pour prendre en compte au mieux divers facteurs éthiques, écologiques, sociaux et financiers. Ils peuvent être issus de l’agriculture biologique ou non, et sont préférentiellement choisis en local (à moins de 30 km).
3.1 Choix des produits
Les groupes produits frais et produits secs ont pour mission de définir et faire évoluer l’assortiment, et les achats sont réalisés en collaboration avec les membres du groupe frais et les membres du groupe sec. Les membres peuvent proposer un produit qu’ils souhaitent voir en rayon. La demande ne recevra pas forcément de suite puisque la gamme du magasin répond à de multiples contraintes.
3.2 Fixation des prix
L’Epi-centre applique une marge raisonnée sur tous les produits, cela permet de prévoir un coût global du panier inférieur au prix d’autres épiceries, pour des produits identiques ou équivalents en qualité.
Il est normal que certains produits proposés à l’Epi-centre soient au même prix voire plus chers que dans d’autres magasins. Cela peut être dû aux prix d’achat inférieurs dont bénéficient les grandes enseignes, à leurs volumes d’achat ou à leurs économies d’échelle, ou au fait que les marges pratiquées y sont très variables.
L’Epi-centre souhaite mettre en place un système permettant beaucoup de transparence par rapport aux marges, aux producteurs, aux produits phytosanitaires de synthèse.
3.3 Paiement des achats
Pour faciliter la tâche du ou de la permanencière en service à la caisse et prévenir les erreurs, il est important que chaque membre fasse attention au moment de l’enregistrement et du paiement de ses achats : la collaboration entre caissier·ère et adhérent permet d’améliorer la qualité de la comptabilité.
Tout achat est payé comptant, aucun crédit n’est possible.
3.4. Sécurité / vols
Il est difficile de croire que des membres peuvent voler dans un magasin au sein duquel elles/ils sont membres.
Le vol nuit à la santé financière de l’association, il pénalise donc chacun·e de ses membres. En cas de vol, le cas sera présenté devant le CAC qui prendra les mesures adaptées, y compris l’exclusion temporaire ou définitive des contrevenant·e·s ou d’éventuelles poursuites en justice.
3.5 Règlement Bar
Le code de la santé publique (Article R3353-2) sanctionne pénalement : «le fait pour les débitants de boissons de donner à boire à des gens manifestement ivres ou de les recevoir dans leurs établissements (…)».
Les prix sont identiques pour tout membre.
- Participer aux décisions de l’Epi-centre
4.1 Réunion du CAC
Chaque réunion du CAC est ouverte aux représentants des groupes et leurs suppléants.
Tout membre de l’association peut néanmoins assister aux réunions. La parole leur sera accordée si leur intervention est à l’ordre du jour ou si leur avis est sollicité à la fin des échanges des débats.
Doivent y participer à minima :
– le/s mandataire/s de l’association ou son représentant
– et au moins la moitié des membres du CAC
La présence d’un·e représentant·e ou de son suppléant de chaque groupe de travail est souhaitable.
De manière générale, la participation de toutes les personnes concernées par l’ordre du jour est bienvenue.
Si la moitié des membres du CAC n’est pas présente, aucune décision ne pourra être validée avant le CAC suivant.
4.2 Les groupes de travail
Les membres des groupes de travail élaborent différentes propositions, ces propositions sont rapportées par les représentants des groupes lors des réunions du CAC. Elles sont validées par le CAC si elles sont conformes avec la logique, les idées de l’association, et les propositions des autres groupes de travail.
Les représentants des groupes s’engagent moralement à mettre en œuvre les décisions prises par le CAC.
Thématiques des groupes actuels : produits secs, communication, évènements, producteurs, bricolage, adhérents, caisse, créateurs.
4.3 Le rôle des représentant.e.s de groupe
Chaque groupe de travail se choisira un.e représentant.e pour une durée d’un an renouvelable qui fera partie du CAC et qui défendra présentera les idées du groupe lors des réunions du CAC. Le groupe comprend un.e représentant.e et un.e suppléant. Les groupes se réunissent en fonction des besoins, sur convocation de leur représentant.e ou à la demande d’un membre auprès de son ou sa représentant.e.
Les tâches des représentant.e.s sont :
● Les convocations aux réunions,
● La réservation du local pour les réunions,
● L’inscription des nouveaux et nouvelles membres du groupe sur la mailing-list du groupe,
● S’assurer qu’un compte-rendu de réunion sera réalisé par un·e des participant.e.s,
● S’assurer que le groupe fonctionne prioritairement par consentement et qu’il y règne une atmosphère bienveillante.
4.4 Créer un nouveau groupe
Pour former un nouveau groupe, il faut réunir au minimum 3 membres autour d’un thème, rédiger les objectifs, choisir un ou une représentant.e et son suppléant, qui intégreront le Conseil d’Administration Collégial (CAC) une fois le projet validé.
Le projet du groupe sera présenté au CAC qui donnera un avis sur l’adéquation du projet à la charte de l’association. Si aucun avis défavorable argumenté n’est émis, le groupe pourra être constitué.
4.5 Gestion par consentement
L’association favorise un mode de prise de décision par consentement :
● Une proposition est présentée.
● Chacun·e a le droit de demander les éclaircissements qui lui semblent nécessaires.
● Chacun·e a le droit d’opposer des objections argumentées.
● On propose des aménagements de la proposition qui permettent d’écarter les objections.
● La décision est acceptée lorsque plus personne n’a d’objection légitime.
L’idée n’est pas que tout le monde soit d’accord, mais que plus personne ne soit opposé à cause d’objections. Dans la « décision par consentement « , il n’y a pas de perdant, nous réfléchissons collectivement pour le bien de l’association, quitte à ce que chacun·e doive prendre sur lui.
Le vote n’est utilisé qu’en dernier recours, lorsqu’il est impossible d’accorder des visions opposées (voir article 9 des statuts).
4.6 Réclamations et plaintes
Il peut arriver qu’une personne souhaite se plaindre de manière formelle du comportement d’un·e autre membre, soit parce-que ce comportement est jugé notoirement malveillant à son encontre, soit parce qu’elle ou il considère que ce comportement fait du tort à l’association.
En cas de litige, la ou le plaignant·e contacte par écrit un membre du CAC qui convoquera le CAC en tant que Comité de Médiation chargé d’arbitrer le conflit.
- S’informer et communiquer
5.1 La vie de l’Epi-centre
L’Assemblée Générale et les réunions du CAC sont des lieux de rencontre essentiels pour les membres.
Ils permettent d’obtenir des informations actualisées sur l’association.
5.2 L’information des adhérents
Lorsqu’un·e membre n’a pas trouvé de réponse à ses questions dans le règlement, sur le site web, elle ou il peut contacter un membre du CAC. Le CAC répond à toute question sur L’Epi-centre.
5.3 La rubrique membres actifs sur le site
Agenda réservé aux membres actifs de l’épicerie. On y trouve les informations qui concernent ses créneaux, quelques documents ou informations complémentaires.
5.4 Communiquer entre nous
Le tableau d’affichage est à la disposition des adhérents/es pour qu’elles/ils puissent y afficher des informations utiles.
Des cahiers sont à disposition : cahier de liaison pour les permanenciers/es, cahier de demandes pour tous les adhérents.
Un tableau dédié aux petites annonces est également disponible.
5.5 Communiquer autour de nous
Divers canaux de communication sont utilisés pour faire connaître l’Epi-centre à l’extérieur, dans le but d’accroître le nombre de membres.
Le site internet
Vitrine de l’épicerie, le site internet présente le projet, son histoire, ses valeurs, son actualité, les documents de l’association (comptes rendus de CAC, procès verbaux des AG,
Réseaux sociaux
L’Epi-centre est présente sur Facebook. Cela permet d’informer une communauté de personnes qui souhaite suivre l’évolution des grandes phases du projet.
