https://docs.google.com/document/d/1L5wnXXROardSFlRpU9p9CiAW_ZfR4lu2clTHPP33MDw/edit?usp=sharing

Lundi 28 octobre 2024 : la remise de 15% accordée aux personnes liées au permanencier. 

Présents : Claude B., Christian B. Rémi M.

Excusée : Gaelle G. 

Secrétaire de séance Rémi M.

Suite à un refus de réduction de 15% au conjoint d’un permanencier. Il s’avère que dans la pratique, et depuis l’ouverture de l’épicentre, la réduction s’applique au conjoint et aux enfants, mais qu’elle ne figure explicitement ni dans le règlement intérieur ni dans les statuts.

Rappel : 

• les cartes d’adhérents disposent d’une ligne « Personnes lié/es » qui servait à signaler le conjoint et enfants du permanencier “ayant droit à la réduction”. Cela ne dispensant pas d’une adhésion individuelle. Mais cette ligne n’est plus complétée.
• Dans le guide du permanencier il est uniquement précisé que la réduction s’applique aux enfants du permanencier sans mention du conjoint.

Cette réunion a pour but de clarifier les choses.

Proposition d’ajouter la formule : « les personnes vivant sous le même toit, et partageant les courses avec le permanencier bénéficient de la réduction ». En effet, il est logique que les achats issus de l’épi-centre et consommés à terme par le permanencier bénéficient de la réduction.  

Le règlement intérieur sera donc adapté pour inclure cette pratique.

Étant donné le peu de présents des appels ont été effectués lors de la réunion :

Thierry C. contacté au téléphone, rappelle qu’au départ il avait été pensé que les membres adultes d’un même foyer pourraient tous être permanenciers, mais que pour des questions de souplesse  la réduction était accordée aussi au conjoint non permanencier. Il indique qu’il est favorable au maintien de cette pratique et son officialisation.  Il relève le fait que les personnes accueillies lors de vacances ne doivent pas être considérées comme bénéficiaires de la réduction. La phrase est alors adaptée à « vivant sous le même toit à l’année » pour exclure les personnes de passage.

Delphine Denis contactée au téléphone, rappelle qu’au départ le souhait était que les adultes d’un même foyer soient tous permanenciers, mais si ce n’était pas possible le conjoint bénéficie de la réduction. Elle est d’accord pour la phrase proposée. Delphine souhaite que la présence de la caméra, dont l’achat s’est déroulé après le CAC du 18 juin dernier, soit clairement indiqué aux adhérents.

Excusés : Gaëlle a discuté en amont avec Claude, et est favorable à cette modification.

Proposition définitive de modification du règlement intérieur :

“2. Participer au fonctionnement de l’épi-centre

Les permanenicers/ères peuvent faire leurs courses en bénéficiant du tarif permanencier en cours. Ce tarif s’applique également aux personnes vivant sous le même toit à l’année et partageant leur repas.”

La phrase du guide du permanencier devra être en accord avec le règlement intérieur.

Questions diverses : mise en place d’une caméra de surveillance. 

Suite au CAC du 18 juin 2024, une caméra de surveillance a été achetée et placée dans le local arrière. La caméra est à l’intérieur, et filme uniquement l’accès situé dans l’impasse à l’arrière de l’épi-centre. 

La caméra est paramétrée pour être active en dehors des créneaux de présence des permanenciers (exemple : avant 8h30 et après 12h30 les jours d’ouverture le matin). Elle se déclenche en cas de passage en dehors de ces créneaux. Les vidéos sont supprimées après contrôle, car lors d’accès pour des livraisons en dehors des créneaux d’ouverture la caméra se déclenche. 

Rappel sur le choix d’installation d’une caméra : la caméra a été placée pour sécuriser l’épi-centre car la porte arrière, laissée fermée en fin de permanence, a été retrouvée ouverte de façon répétée en début de créneau.  Des clés étant manquantes plusieurs solutions ont été envisagées (voir CAC 18/06/2024) et la caméra s’est avérée être la solution la moins chère et techniquement la plus simple à mettre en œuvre. Une affiche apposée sur la face extérieure de la porte indique que le local est sous vidéo surveillance.

Samedi 12 octobre 2024 : RÉUNION DES PERMANENCIERS A PROPOS DU PLANNING

Présents/es : Claude, Christian, Thierry C., Alain B., Claudine, Cathy, Carine R., Gaelle, Rémi M., Monica.

Secrétaire de séance Rémi.

Claude mène la réunion en tant que représentante du groupe adhérents qui a en charge le planning. Claude rappelle que tout permanencier peut à tout moment s’il le désire faire partie du groupe adhérents.

1-      Rappel de l’utilisation du planning :

a.       Consignes d’utilisation très bien expliquées sur le document en ligne notamment les règles pour les couleurs des cases (mauves, jaunes ou rouges).

b.       Planning accessible par le site web, les postes de l’épicentre (les deux caisses et l’ordinateur dans le bureau) et par le lien présent dans le mail de rappel de mise en ligne du planning.

c.       Les permanenciers doivent confirmer leur créneau.

d.       Idéalement les permanenciers doivent trouver un remplaçant s’ils s’enlèvent d’un créneau, et s’inscrire ailleurs en possible, ou à la place d’un « Qui peut ? »

e.       Les permanenciers peuvent aussi se proposer pour des remplacements sur des places libres.

f.        Les coordonnées des permanenciers sont sous le planning tout le monde est joignable.

2-      Comment est fait le planning intervention de Carine et Cathy :

a.       On reporte les 3 semaines (copier/coller), puis on regarde si les permanenciers sont bien disponibles et on ajuste car il y a des changements de situation. Seuls sont changés les permanenciers qui ont des indisponibilités.

b.       Le planning est directement en ligne.

c.       Un mail est envoyé avec le lien pour dire que le nouveau planning est en ligne.

d.       Cynthia et Thierry lancent les alertes lorsque c’est nécessaire.

e.       A présent il y a deux plannings d’avance, cela arrange des personnes mais en gène d’autres.

f.        Sur le dernier planning des modifications peuvent être effectuées par Cathy et Carine sur des permanenciers qui n’ont pas validé leur créneau.

g.       En cas de difficultés à trouver quelqu’un Claude et Claudine sont contactées pour aider à trouver un/e remplaçant/e.

3-      Les problèmes rencontrés :

a.       Pas de réception de mails d’alertes, avec des adresses qui sont dans la liste des mails, et qui malgré cela ne reçoivent pas les mails. Cause : certainement à cause d’anti-spam de messagerie.

b.       Des permanenciers ne savent pas mettre en jaune le créneau.

c.       Prévenir au dernier moment que l’on n’est pas disponible.  Cela oblige à des remplacements de dernières minutes souvent assurés par les mêmes personnes. Il y a donc un risque d’usure de ces personnes.

d.       Absence de réponse aux SMS de relance de Carine ou Claudine.

e.       Régulièrement problème de clefs le mercredi après-midi.

f.        Problème de changements du planning pour des personnes confirmées. Des usagers modifient le planning sur des créneaux qui ne les concernait pas.

g.       Créneaux proposés à des permanenciers sur des créneaux où ils avaient indiqué qu’ils n’étaient pas disponibles.

h.       Trop d’informations du coup tout n’est pas lu.

4-      Problèmes de clefs :

a.       Les permanenciers doivent se contacter pour savoir qui a la clef.

b.       Des permanenciers n’écrivent pas leurs noms lorsqu’ils prennent la clef ce qui empêche une traçabilité des clefs.

c.       Le jete clef est un peu haut pour certaines personnes.

5-      Solutions proposées :

a.       Mettre des caches de couleur sur la clef, pour que la couleur corresponde à la clef (et pas le cordon).

b.       Placer les clefs et le tableau des clefs à retirer dans le bureau, pour permettre un accès sans déranger la caisse et pouvoir avoir un tableau plus grand.

c.       Suggestion d’une boîte à clés avec clé de secours, en cas de blocage on appelle la personne qui a le code pour pouvoir ouvrir la porte. Le code est changé à chaque utilisation. La mise en place de cette solution est différée.

d.       Possibilité d’ajouter une télécommande à code. Mais il faudrait plutôt un système pour déclencher au téléphone.

e.       Le jette clef est placé haut pour ne pas que l’on se cogne dessus. Il faut faire une chaussette pour récupérer la clef. Un parpaing pour pouvoir jeter les clefs pour les plus petits.

f.        Pour le planning donner l’accès uniquement après s’être authentifié. Thierry va tester que cela fonctionne.

6-      Questions diverses :

a.       Comment les permanenciers sauront informés des conclusions de cette réunion ? Les permanenciers seront prévenus par le procès-verbal envoyé à tous les permanenciers.

b.       Proposition de garder les horaires d’hiver à l’année le vendredi car ce créneau a un problème d’attractivité pour les permanenciers. Une opposition. Nous en reparlerons au printemps.

c.       Sur le planning changement des horaires du vendredi au changement d’heure (passage aux horaires d’hiver).

d.       Quand on effectue une permanence, il faut penser à sortir les tables et les chaises à chaque créneau.

Fin de séance.

CAC 18 juin 2024

Présents Frédérique, Lionel, Claude, Patrick, Rémi, excusés Cathy et Thierry.

Secrétaire de séance : Rémi

Début de réunion 18h05.

Ordre du jour : sécurisation de l’épicentre, courrier pour mobilier mobile pour la terrasse.

Sécurisation 

Problème de l’épicentre qui a été retrouvé ouvert le matin alors que les permanenciers avaient fermé la veille, et ce à plusieurs reprises sur le dernier mois.

1. Proposition de changer le barillet, mais nous avons besoin de beaucoup de clefs.
2. Proposition de mettre un deuxième verrou avec des clefs standard.
3. Proposition de mettre un verrou à code.
4. Proposition de mettre une caméra dans le local d’accès, qui serait paramétrée pour se déclencher  au mouvement et uniquement hors horaires d’ouverture.

Les membres présents sont favorables à la pose d’une caméra car elle ne nécessite pas de travaux et permettra de lever le doute sur une éventuelle malveillance. Comme les membres du CAC ne sont pas assez nombreux pour prendre une décision définitive un sondage sera effectué auprès des membres du CAC.

Mobilier épicentre : 

Suite à la réunion en mairie où un accord pour juin, juillet août avait été trouvé (sortie de mobilier sur le trottoir uniquement sur le temps d’ouverture). La mairie demande à présent un courrier formalisant la sortie de mobilier lors des créneaux d’ouverture de l’épicentre. Relecture de la convention signée avec la mairie lors de l’ouverture de l’épicentre. 

Proposition de courrier : 

Suite à la réunion du 31 mai dernier en mairie. Où le compromis suivant a été proposé et validé par Monsieur le maire devant  les personnes présentes pour la période de  juin, juillet et août  2024 ceci en attendant une solution pérenne : 

• l’association va acquérir du mobilier mobile léger, un mange debout, deux petites tables et huit chaises assorties.
• Le mobilier sera placé sur le trottoir le long de la façade de l’épicentre. 
• Ce mobilier sera sorti à l’ouverture de l’épicentre et rentré en fin de créneau à l’intérieur du local.

Le mobilier sera le suivant :  

Frédérique et Lionel recherchent du mobilier.

Patrick souhaiterait que le courrier demande aussi la pose d’un store pour l’ombre. Christian et Rémi estiment qu’il est préférable de se limiter à ce qui a été convenu en mairie dans un premier temps. Patrick indique qu’il se désengage du projet initial faute de suivi du projet et de présence aux réunions des autres membres à l’initiative du projet.

La lettre sera signée par tous les membres présents à la réunion en mairie, et déposée. Elle sera établie dès que le mobilier aura été choisi.

Si la subvention pour le projet a été reçue, les achats seront pris sur cette subvention. Sinon le montant global sera soumis à l’accord du CAC avant achat.

Discussions

Questionnement sur le budget alloué aux associations comme décrit sur le PV du dernier conseil municipal qui est flou et n’indique ni la ventilation ni les motivations d’arbitrage.

IMPORTANT pour les fournisseurs nouvelle adresse de l’épicentre : 27 place de la République. 

Fin de la réunion 19h45.

CAC 27 février 2024

Présentation et discussion autour du projet “Bistro” par les porteurs du projet

Présents/es : Alain, Patrick, Chantal, Christian, Frédérique, Lionel, Claude, Thierry, Rémi. Cathy excusée.

Secrétaire de séance Rémi.

Discussion autour de l’implantation d’une terrasse sur le côté, ou devant, ou un L avec du mobilier fixe léger. Prévision d’achat de mobilier fixe.

Patrick a contacté Flunch pour savoir s’ils avaient du mobilier d’occasion à céder.

Thierry suggère de contacter Saury à Ornaison pour une proposition métal et bois.

Il faut tout d’abord avoir l’autorisation de la mairie pour l’implantation de la terrasse.

Ensuite en fonction de la subvention, nous verrons ce qui est faisable.

Christian indique qu’un bilan financier a été demandé au comptable. L’épicentre pourrait injecter de l’argent dans le projet si nécessaire. 

Pas de modification du fonctionnement de l’épicentre pour ne pas surcharger les tâches des permanenciers, les consommations seraient achetées au bar et sorties à l’extérieur par les acheteurs comme actuellement. Pas de produits alimentaires proposés en plus, les adhérents achètent et consomment les produits déjà disponibles.

Lors d’événements des produits additionnels comme des snacks préparés pour l’occasion sont envisageables.

Suggestion de faire une proposition uniquement avec une terrasse devant l’épicentre, avec pergolas et mobilier fixe. Cette proposition est largement partagée, le projet déposé sera simplifié avec cette unique proposition. La mairie fera si elle le souhaite des propositions lui convenant mieux.

Le projet va être déposé en mairie et le projet sera mis en oeuvre en fonction de la réponse. 

Discussions autour des futurs aménagements :

• Un plancher qui compense la pente du trottoir avec une pente face à la porte pour l’accès handicapé et livraisons. 
• Demande d’un système de tri des déchets devant l’épicentre.

Fin de réunion à 18h45

CAC du 21 décembre 2023

Christian, Claude, Rémi, Cathy, Alain B, Patrick, Carine, Chantal, Delphine, François, Gaelle

Secrétaire de séance : Rémi

Doit on consacrer une partie des bénéfices de l’épicentre pour aider d’autres associations ou financer des actions sociales ?

Christian : info du comptable, qui indique qu’il ne faut pas prendre de risque car nous avons peu de fond de roulement.

A t’on les moyens d’aider d’autres associations ? les avis divergent et divisent. 

La question de fond est comment pouvoir alimenter un groupe social ?

Gaëlle présente la Sécurité sociale alimentaire : projet de Lézignan, où les gens cotiseront à une caisse  et ils pourront dépenser cet argent dans des commerces choisis par un comité citoyen (50 personnes). Gaëlle va aller à la réunion et Delphine souhaite l’accompagner.

Karine indique qu’il y a des frais prioritaires comme le nettoyage de la chambre froide.

Rappel de la possibilité de recevoir des dons.

Delphine suggère que nous pourrions faire des bons d’achat qui seraient donnés par la mairie. Les produits en fin de date pourraient être donnés de façon ciblée.

Christian précise que l’on peut envisager 200 à 500€ d’après le comptable.

Idée de faire des paniers à prix coûtant avec les bons. 

Alain, indique qu’il manque un bistrot dans le village. 

Les chaises ont été volées. Rappelons que Mme Geneviève Fabre était favorable à une terrasse avec table et chaises fixes.

Proposition de faire un repas solidaire.

Cathy rappelle qu’à une époque chacun venait avec 1 légume et une soupe était servie à la fin du spectacle.

Patrick demande si nous avons des infos sur le niveau de précarité des habitants de Montséret. Doit on faire une enquête pour savoir s’il y a un besoin.

Conclusion : si un autre projet se présente et proche des objets de l’association un CAC sera convoqué pour décider d’une éventuelle participation de l’épi-centre. Le groupe social lorsqu’il sera constitué sera soutenu à hauteur de ses capacités par l’épi-centre et la mairie sera associée aux projets si elle le souhaite.  

Gaëlle est prête à monter des dossiers de demande de subvention.

Questions diverses :

Delphine indique que si l’obligation de faire 15h pour le RSA devient effective, cela permettrait d’ajouter des activités à l’épicentre. Chaque personne au RSA souhaitant faire des heures pourrait  trouver une activité nouvelle en lien avec l’épicentre (réparer des vélos…). Delphine rappelle également un projet qui pourrait être intéressant : une voiture collective.

Fin de séance.. 

CAC 29 novembre 2023

Présents : Delphine, Cathy, Rémi, Claude, Christian, Jérémy, Varine, Thierry, François

Secrétaire de séance : Rémi

Christian soulève le problème de sécurité car des prix ont été modifiés dans Hellocash. Doit on sécuriser l’accès au changement de prix ? Faire une communication pour demander de ne pas modifier les prix, et de ne pas retirer les étiquettes. Test d’un mois et adaptation des mesures si besoin.

Christian propose de placer une somme en épargne, entre 3000 et 5000€ soit au CA soit à la NEF. Thierry demande si la question a été posée au comptable, Cathy et Christian disent que oui. Pas d’opposition, donc ouverture validée. La question sera posée au comptable par Thierry pour savoir combien nous pouvons placer.

Groupe caisse : François (représentant), Alain Regnault (suppléant), Carine Rosset (suppléante)

Groupe adhérents : Claude (représentante), Frédérique (suppléante)

Groupe communication : Rémi (représentant), Thierry (suppléant), Delphine, Céline D.

Groupe événement : représentante Delphine, Gaëlle, Jérémy.

Groupe créateur : à définir avant le 2

Groupe producteurs : à définir avant le 2 Jérémy ne souhaite pas continuer

Groupe sec : Christian (représentant), Chantal (suppléant), Claude, Didier, Brigitte

Groupe bricolage : Cathy (représentante), Alain R. (suppléant)

Représentant légal épicentre : Christian et Rémi sont reconduits. Pas d’opposition.

François soulève le problème de la méconnaissance de qui fait quoi, les permanenciers ne savent pas qui représente les groupes.

Claude propose la création d’un groupe de livraison, car beaucoup de personnes se rendent disponibles.

CAC 10 octobre 2023 

Présents Christian, Cathy, Claude, Chantal, Rémi

Questions/remarques sur le bilan financier à soumettre au comptable : 

Page 4 : passif/actif comparaison avec année n-1 apparaît l’immobilisation correspondant à l’amortissement des ordinateurs de caisse.

Page 6 : résultat financier intérêt et charges – 62€, question à poser au comptable.

Page 21 : pourquoi dans le produit d’exploitation il n’y a pas de somme à la ligne bar et soirées ? Achats d’étude et prestation ? Maintenance ? 139€ → révision de la balance.

Location mobilière 176€ ? 

Comment est récupérée la TVA des frigos (1700€) ?

Page 22 : salaires et traitement 526€ ? certainement GUSO des groupes.

Rien aux pourboires, pourquoi ?

Page 27 : Sous traitance (1750€) est ce encore les musiciens ?

Marge globale 6,23%

Page 34 : ratios, crédit client ? les factures en attente. 

Page 35 : Marge commerciale 7,58%

Claude voudrait qu’il y ait un compte rendu de gestion (texte, pas seulement des chiffres).

Evaluation coût mairie 12720€ eau, électricité, locaux, mobilier.

AG le samedi 2 décembre 10h , CAC choix du représentant le mercredi  29 novembre à 18h, donc les groupes doivent faire une réunion et choisir leur représentant avant le 29 novembre. Les représentants choisis seront présents ou représentés au CAC du 29 novembre.

Pour information : 

147€18 de crédit par mois pour l’achat des réfrigérateurs 

CAC du lundi 24 avril 2023 Ordre du jour : animations de l’été

Présents : Claude Bonamy, Delphine Denis, Chantal Michot, Christian Bestard, Gaëlle Guéant.

Secrétaire de séance : Rémi Moreda.

Delphine : au fur et à mesure des années, baisse de l’effectif de bénévoles impliqués. Dieu Mai arrête, Delphine sera absente en août. Delphine a lancé un appel, Jérémy et Gaëlle ont répondus présents, donc à 3 elle estime que le nombre de bénévoles est insuffisant.

La mairie a donné 3000€ de subvention alors qu’aucune demande n’a été faite.

Doit-on rendre l’argent ? A la décision générale, les 3000€ doivent être rendus.

Christian propose d’établir une liste de volontaires, Delphine indique que l’expérience montre que sur la liste des personnes disant s’engager en début de saison, peu sont effectivement présents le jour J. 

Problème aussi de la canicule, où les groupes jouaient à une heure où il fait trop chaud, et où les villageois et touristes ne sortent pas encore de chez eux.

Delphine voudrait une année blanche, pour se reposer et avoir un effet de motivation pour recréer une dynamique.

Christian : il faudrait que chaque responsable de groupe gère un soir. Rémi est contre, car on ne peut imposer aux groupes déjà investis dans des tâches de devoir en accomplir une supplémentaire.

Chantal rappelle qu’il y a des événements organisés par d’autres associations, et que l’été ne sera pas sans animation si l’épicentre n’organise rien.

Delphine évoque l’idée d’une toile d’ombrage pour pallier la chaleur des débuts de soirées.

Christian propose une nocturne, l’épicentre ouvrirait jusqu’à 22h, comme ça le groupe jouerait à 21h. Cette proposition ne remporte pas l’adhésion des membres présents.

Rémi : propose de faire la fête de la musique. Puis une date par mois avec un arrêté de buvette, et une tireuse à bière, des assiettes tapas.Afin de pouvoir générer des recettes spécifiques aux animations.

Delphine est prête à faire un fichier pour lister les groupes. 

Après discussion, la proposition retenue est de choisir des dates, qui donneront lieu à un évènement. Mais pas la formule toutes les semaines. Arrêté de buvette + tireuse à bière mais pas d’assiette tapas, il y a des produits disponibles à la vente à l’épicentre. Les membres du groupe et les bénévoles auraient un bon d’achat pour se nourrir ou un plat commun sera préparé comme à l’été 2022.

Choix collectif des dates 

• Solstice d’été le vendredi le 23 juin
• Vendredi 7 juillet 
• Vendredi 18 août
• Vendredi 23 septembre 

Les besoins estimés : 

• 3 permanenciers à l’épicentre 
• une personne adhésions à l’entrée 
• 2 personnes au bar (tireuse). 
• Documents officiels : arrêté de buvette + arrêté pour bloquer la place. 

Rémi va faire appel à bénévoles et nous ferons une réunion ultérieurement.

CAC du 3 mars 2023 : prise de décision sur le changement de banque

Présents par ordre de disposition autour de la table : Thierry Chevalier, Chantal Michot, Cathy Gros, François Dubreuilh, Christian Bestard, Brigitte Salavert, Claude Bonamy, Rémi Moreda, Delphine Denis, Carine Rosset. 

Excusée : Gaëlle Guéant.

Aucune connexion en visioconférence.

Secrétaire de séance Rémi Moreda.

Résumé de Christian : suite à l’AG de novembre et au changement de mandataire, le dossier de demande de changement de titulaire de compte a été déposé. A ce jour nous n’avons toujours pas les procurations pour Cathy et Dieu-Mai, nous n’avons toujours pas de changement d’adresse postale (le courrier arrive toujours chez Thierry). La banque postale n’accorde pas le prêt nécessaire à l’achat des nouveaux frigorifiques. La décision a été prise de changer de banque. François Dubreuilh responsable du groupe caisse, a sélectionné 3 banques : 

• la Banque Populaire qui n’est pas retenue car elle n’accepte pas de nous faire un prêt, 
• Le crédit coopératif qui n’est pas retenu car il faut aller déposer l’argent à Carcassonne. 
• Le Crédit Agricole qui accepte de nous faire un prêt et qui a des agences proches.

C’est le Crédit agricole qui a été choisi.

Pour ouvrir le compte il faut désigner des personnes responsables du compte : le mandataire Christian Bestard et le co-mandataire Rémi Moreda sont proposés.

Pour la gestion du compte des procurations sont possibles. Il est proposé de maintenir Thierry Chevalier dans sa fonction de gestion des paiements et relation avec le comptable. Cathy Gros est également d’accord pour assurer la gestion du compte. Il y aura donc une demande de deux procurations sera effectuée.

Pendant la période de transition les deux comptes seront gardés, et à terme le compte à la banque postale sera fermé.

Des points de dépôts Crédit Agricole se trouvent à Lézignan, Narbonne, Saint Laurent de la Cabrerisse. Le Crédit Agricole permet des dépôts d’argent si l’on est en possession de la carte bancaire. Ainsi toute personne se déplaçant pour une activité pourrait prendre en charge un dépôt d’argent, afin de limiter les frais de déplacement. 

L’accès au coffre restera limité. La carte bancaire restera dans le coffre. Il n’y aura qu’une seule carte bancaire, le téléphone qui validera les paiements sera celui de Christian Bestard. La carte bancaire est peu utilisée, la majorité des paiements s’effectuant par virement. 

Aucune opposition n’est manifestée, la proposition est adoptée.

Un document va être rédigé pour l’ouverture du compte reprenant ces éléments. 

Fin de séance.

CAC du 29 novembre 2022 18h30 avec rencontre avec les élus à 19h

 18h30 à 20h15, présents : Christian, Claude, Chantal, Delphine, Cathy, François, Rémi, Thierry.

Secrétaire de séance : Rémi

Introduction sur des points divers :

Christian indique que Laetitia peut à l’agence postale aider les permanenciers à consulter et saisir dans le planning.

Thierry reprend la gestion du planning, nous avons eu plusieurs jours de fermeture ce mois-ci.

Christian a fait des relevés de température dans le frigo viande. Il faut condamner le bas du frigo viande qui est au-dessus de 4°C.

Objet de la réunion : 

Une partie du conseil municipal serait hostile à la gratuité des locaux pour l’épicentre. Les 15% de réduction pour les permanenciers seraient financés indirectement par la mairie.

Les élus favorables à l’épicentre recherche des arguments pour nous soutenir.

 Les points à souligner :

• Les bénéfices pour 2021 sont de 3000€, en 2019 nous étions à -5000€, nous pouvons donc considérer  que nous sommes à -2000€ sur 2 ans.
• Le comptable a estimé le coût d’un salarié sur 3h par semaine à 2019€ par an. Compte tenu de nos bénéfices ce n’est pas finançable.
• De plus l’épicentre a un besoin de changement de frigos.  Donc l’argent doit être en priorité dirigé vers ce poste.
• Calcul sur les remises : sur 2021 on a une remise globale de 8,84% qui tient compte de toutes les réductions 10% aux associations, 15% aux permanenciers, 20% et 50 % sur les produits proches de la péremption.
•  250 adhérents à l’année dont 130 de Montséret de plus de 18 ans.
•  Peu de membres du conseil municipal jouent le jeu.
•  L’épicentre est un point d’intégration des néoruraux.
• Personnes âgées qui passent tous les jours.
• Lien social. Depuis l’épicentre on se reconnait et on se dit bonjour.
• Notoriété du village, image positive du village.
• Gestion des bons d’achat de Pierre.
• Dans nos statuts est indiqué : consommer mieux pour tous les budgets.

 Piste d’améliorations évoquées : travail sur une nouvelle communication à diffuser par la mairie auprès de la population. Une vidéo peut être et un document écrit.

19h rencontre avec les élus 

Monsieur le Maire et les élus Bachir, Pascale.

Objet de la réunion énoncé par M.Fabre : mieux comprendre/soutenir l’épicerie solidaire. Car l’AG était trop pauvre en informations. Besoin d’une analyse des années passées de l’épicentre, afin de pouvoir répondre aux questions des élus et des habitants de Montséret.

 Delphine indique que tous les CR, bilans comptables sont sur le site web de l’épicentre et consultables par tous.

M.Fabre indique que comme il y a un support de la collectivité à l’association il est normal que la collectivité demande des informations.

 Les membres du CAC énoncent les points cités en réunion de 18h30.

 Monsieur le Maire aimerait pérenniser le projet. La mairie a besoin de justifier, non pas l’aide que l’on trouve normale, compte tenu du champ d’action de l’épicentre, mais sur comment se projeter pour améliorer le revenue global. Même si le but n’est pas commercial cela reste de l’économie locale.

 Intervention de Bachir : la mairie donne 3500€ par an, s’ajoute à cela 287€/mois de loyer, le coût de l’énergie qui était de 3000€ devrait passer à 5000€. Donc un coût global de plus de 10000€ par an. Il serait souhaitable de faire des dépôts en banque postale, car cela fait des actes qui peuvent permettre de pérenniser le point poste. Il faudrait un ensemble de pistes pour fédérer d’autres personnes. La création d’un emploi partiel serait une piste. Les bénéfices actuels ne le permettant pas, Bachir suggère qu’il faudrait augmenter les marges à la vente.

Claude : précise que l’on cherche des frigos plus performants pour faire des économies d’énergie. Que les clims sont réglées en économique, que le cumulus n’a jamais été enclenché. Delphine rappelle que ce point avait été discuté avec Mme Fabre, le changement des frigos serait  à la charge de l’association qui les laisserait à la mairie en cas d’arrêt d’activité.

Delphine relativise le coût annuel de l’épicentre en demandant une comparaison avec les autres associations. Le coût du nouveau terrain de pétanque s’élève à environ 40 000€ soit 4 années des avantages accordés à l’épicentre.

Il est décidé d’essayer de trouver ensemble des points qui amélioreraient l’image de l’épicentre en accord avec le projet de la collectivité afin d’augmenter l’adhésion collective. Chantal indique que des soutiens au social de la mairie ont disparu (3^ème âge, CCAS…), et que l’épicentre peut en partie remplacer ces manques. Delphine indique que l’épicentre peut imaginer des actions, le rôle de l’épicentre pourrait être plus social comme des paniers cadeau ou autre. Elle rappelle que l’épicentre n’est pas qu’une épicerie et que toute activité est la bienvenue du café philo à un atelier de couture.

Les touristes de passage ou en gîte viennent à l’épicentre.

En synthèse, nous allons ensemble chercher des pistes d’amélioration pour augmenter l’adhésion du village à l’épicentre.

 CAC du 19 octobre 2022 

Présent : Rémi (secrétaire), Chantal, Delphine, Claude, Cathy, François, Christian, Carine, Thierry, Gaelle

1- Présentation des nouveaux représentants des groupes

Groupe caisse : François représentant, suppléants Carine et Alain. Autres membres Cathy, Dieu-Maï, Thierry C.

Groupe com : Rémi (représentant), Thierry (suppléant), atures membres : Delphine, Céline, Gaëlle. 

Groupe événement : Delphine (représentante). Autres membres Gaelle, Jéremmy.

Groupe créateur : Elodie (représentante), Jéremmy (suppléant), autres membres : Aurora, Betty, Delphine, Dieu-Maï, Maria-Elena, Violette.  

Groupe sec : Christian (représentant), suppléante Chantal, autres membres Brigitte, Chantal, Claude, Rémi

Groupe producteur : Jéremmy (représentant), suppléante Chantal, autres membres Claudine, Delphine, Dieu-Mai, Gaelle, Karine, Rémi. 

Groupe adhérent : Claude (représentante) autres membres Carine, Cathy, Frédérique, Lionel, Thierry.

Groupe Bricolage : Cathy (responsable), Rémi (suppléant), autres membres Christian. 

Groupe qualité :  le groupe ferme car il doit être transversal.

2- Choix du mandataire.

Choix du mandataire et d’un suppléant : Christian Bestard mandataire, Rémi Moreda mandataire suppléant.  

3- Autres points abordés

Rectificatif CR CAC précédent : il y a deux cartes bancaires. 

Évocation du changement de banque pour avoir une gestion plus facile. Passer à la BP.

Christian va comparer l’offre la poste/BP

Il faudra choisir avec le groupe caisse qui a les droits pour les paiements.

Carine : demande l’autorisation de mettre une tombola gratuite pour les produits Just (manucure). Le CAC n’est pas favorable car cela ressemble à une démarche commerciale et surtout à la collecte de noms. Proposition de déposer des prospectus avec les autres documents.

AG le vendredi 28 octobre le 18h30 ordre du jour : validation des comptes 2021 et validation des représentants et mandataire. Présentation des groupes et proposition d’inscription. 

Gaelle envoie le message de Sending Blue, et Delphine réserve le foyer.

Cathy présentera les comptes

Claude a besoin d’une personne pour aider Halle Bio.

CAC du 16 septembre 2022 :

Présents : Delphine, Rémi (secrétaire de séance), Dieu-Mai, Claude, Chantal, Cathy, Christian, François, Elodie. –

1.préparation de l’AG pour validation des comptes de 2021

Validation des comptes de 2021 qui sont positifs et reçus au printemps.

Delphine souhaite ne pas poursuivre le rôle de mandataire de l’association, elle souhaiterait qu’il y ait des candidatures. Les représentants de groupes doivent organiser une réunion ou au minimum communiquer avec les membres du groupe : le maintien ou le changement de représentant doit être officiel au moins 15 jours avant l’AG. Les représentants seront membres du CAC et voteront pour choisir le mandataire de l’association. Cette élection a lieu avant l’AG et est validée par l’AG.

Proposition mercredi 19 octobre pour le CAC pour élection du mandataire et préparation de l’AG. AG vendredi 28 octobre au soir avec apéro offert par l’épicentre : présentation des comptes, présentation des groupes+représentants+mandataire. Lecture de la charte. Bilan des évènements. Présenter le projet/une pensée de l’épicentre à 5 ans. Évoquer qu’il y a des permanenciers qui ne sont pas du village. L’épicentre ce n’est pas qu’un commerce. Vote du montant des cotisations avec un maintien du tarif actuel qui sera proposé.

2. Remplacement des démissionnaires 

Christian Bestard accepte de représenter le groupe grossiste en remplacement de Dieu-Maï démissionnaire. Brigitte et Christian prennent en charge les commandes Agidra, ils vont faire une commande par mois en sélectionnant les produits les plus vendus et les doubler en stock. Pour avoir plus de place pour le stock un aménagement du bureau et de la zone arrière est prévu. Un antivol va être acheté pour sortir et sécuriser les palettes.

Groupe adhérents Claude devient représentante sans suppléant. Claudine démissionne du planning et est remplacée par Lionel épaulé par Cathy, Thierry poursuit son rôle dans la diffusion. Il est décidé de retirer le planning papier mural, seul le planning en ligne restera. Un tableau sera accroché et servira à publier les arrivages. Frédérique saisira les coordonnées des adhérents à la place de Cathy. 

Delphine démissionne de la Halle Bio et Claude assure seule le temps qu’une personne la rejoigne.

Chantal remplace Dieu-Maï pour les achats Carrefour.

Groupe caisse n’a pas trouvé de solution pour remplacer Dieu-Maï sur la vérification des caisses. Dieu-Maï souhaiterait continuer les dépôts en banque, seules les personnes ayant accès au compte peuvent faire des dépôts, Dieu-Maï en fait partie..

Claude fait le rapprochement bancaire.

Un problème est soulevé sur “qui a l’accès au compte ?”, “qui a les cartes ?” (il y a 3 cartes bancaires). Le changement des responsables/mandataires n’ont pas été signalé à la Banque Postale. Il faut que Thierry donne sa carte à Christian et que le numéro de confirmation téléphonique soit changé. Agidra n’accepte le paiement que par carte.

3. Questions diverses

Pour libérer de la place le congélateur bahut va être donnée. Le congélateur sera exposé en don dans l’allée de l’épicentre.

Claude fait beaucoup d’impressions pour l’épicentre depuis 4 ans, il est décidé de lui défrayer un toner pour son imprimante (environ 80€).

Le nouveau menu déroulant lors des recherches en caisse est dû au navigateur, il faut utiliser Firefox et non Edge pour éviter le problème.

La réunion ayant été plus longue que prévue à 19h45 il est décidé d’arrêter la réunion sans traiter le bilan des concerts d’été qui sera envoyé par Delphine ultérieurement. 

CAC 10 juin 2022

Présentes : Claude, Cathy et Delphine

_ Analyse du bilan comptable, les bénéfices de l’année 2021 sont supérieurs à 5000€

_ Cathy soulève quelques points flou sur les 53 pages du bilan et accepte de rédiger un mail au comptable pour éclaircir ces points (besoin de fond de roulement, capacité d’autofinancement, )

_ il reste des produits à 0% de TVA, Delphine va faire une extraction des produits pour les retrouver et corrigera cela

_ Nous étions trop peu pour définir une date d’AG avant l’été, et du coup, au vu de la lenteur du process de proposer des dates de réunion , d’attendre des réponse et de prévenir tous les adhérents 15 jours en avance, il nous ait apparu évident que nous n’aurions pas le temps de le faire avant l’été

Nous lancerons un doodle pour le mois de septembre

_ Pour l’organisation des concerts, les musiciens seront payés par chèque des réceptions de la facture

_ les denrées utilisées pour la confection des repas pour les musiciens et bénévoles seront notées sur un ticket en attente dans hellocash puis en fin d’été reporté sur le fichier Achats internes

_ pour le meubles Créateur, nous n’avons pas pu prendre de décision car les protagonistes constructeurs étaient absents , c’est à discuter au sein du groupe créateur

Ps: J’ai croisé Jeremmy à la sortie du CAC qui a de quoi faire les montants verticaux et qui est d’accord pour le construire avec Rémi aux dates proposées

Il faudrait acheté les planches horizontales, le plexi  les glissières et vis

J’AVAIS PROPOSE DU PLEXI, JE L’APPORTERAI A L’EPI CET APREM et ILS VERRONT SI CA LEUR VA.(Cathy)

CAC 10 mai 2022

Présents : Delphine, Violette, Gaelle, Claude, Rémi (secrétaire de séance).

1.   Concerts de l’été :

Subvention accordée par la mairie de 3000€.

3 à 4 concerts avec des  musiciens professionnels (payés).

L’argent va être aussi utilisé pour faire à manger aux bénévoles et musiciens, le vin sera offert, et la communication.

 La SACEM sera payée par l’épicentre, puisque c’est un forfait qui sert à toute activité.

La bière serait offerte aux bénévoles et musiciens par le brasseur qui serait convié à chaque fois.

Rémi émet le regret que des bénéfices possibles ne reviendront pas à l’épicentre ou ne seront pas ciblés groupe évènement pour financer en partie des actions future. 

L’heure de fin sera à fixer avec la mairie et devra être respectée.  Delphine indique qu’il faut demander à la mairie si elle gère la demande de débit de boisson avec le brasseur. Idem pour le foodtruck.

Rémi : y aura-t-il toujours l’accueil de groupes gratuits ? Delphine : oui un calendrier sera envoyé aux groupes.

Début des concerts le vendredi 17 juin jusqu’à fin août. Tous les vendredis pour cette année encore.

2.   Moyens de communication :

L’affichage dans l’épicerie doit être amélioré.

Violette propose un code couleur pour chaque type d’info.

Gaëlle propose un tableau à côté de la vitrine à viande dans l’angle, pour centraliser les infos récurrentes. Gaelle va démarrer le travail.

Il y aura aussi une version numérique consultable à distance et sur place avec un plan interactif (Pdf interactif), Gaelle et Rémi vont commencer à travailler dessus. 

Delphine, parle de l’Instagram « les marchés de l’épicentre » qui doit être renommé de façon à ce que le mot épicentre apparaisse dans le titre. L’objectif étant de garder les abonnés de ce compte.

3.       Réunion permanenciers :

Faire un Doodle pour ceux qui ont besoin d’un point formation.

Il faut d’abord que l’équipe CAC soit au point, pour expliquer d’une seule voix toutes les facettes des permanences.

Violette rappelle l’opération parrain/marraine qui fonctionne, et approuvée précédemment. 

Claude : des fournisseurs livrent sans donner les prix hors taxe. Il faut remédier à cela.

CAC 8 mars 2022

Delphine, Claude, Gaelle, Violette, Dieu-Mai,Chantal, Rémi (secrétaire de séance) Thierry

• Subventions mairie
• Réunion permanenciers
• Producteurs espagnols
• Ukraine
• Café toujours prix libre ?

Subvention mairie

Groupe événement a la volonté de refaire, avec peut être pas de marché producteur et un seul concert par soir. Les réflexions se poursuivent, peut être un rdv mensuel avec marché + groupe qui serait payé. Proposition que la grille de positionnement des groupes inclus une demande de cachet ou non et que l’épicentre arbitrera en fonction de son budget.

Le repas pour les bénévoles serait prévu, mais pas sous la forme de bon d’achats, plutôt un repas type buffet avec des produits de l’épicentre ou produit préparé, donc sur un budget inférieur.

Le groupe veut réduire l’offre car trop peu de bénévoles.

Le CAC valide le fait qu’une subvention sera demandée.

Il y aurait 3 concerts avec groupes payants, cachets à déterminer + SACEM + repas offerts et boissons.

Pour l’instant une demande de 3000€ est envisagé.

Réunion permanenciers

Dieu-Mai propose une réunion pour les permanenciers pour préciser des points. Afin d’éviter qu’il y ait trop de zones d’ombres dans le fonctionnement de l’épicentre.

Violette propose l’idée de parrain ou tuteur qui est associé à un permanencier et qui est son référent et qu’il peut contacter en cas de problème.

Fond de caisse plus important ?

Violette/Gaelle : il peut arriver que les billets disponibles dans la caisse sont insuffisants.

Proposition de passage de la caisse à 200€ avec une tolérance s’il n’est pas possible de tomber juste de bien préciser le fond de caisse. Si cela ne fonctionne pas le montant sera changé.

Producteurs espagnols

Proposition de Cathy, le mail est lu, reporter au prochain CAC en présence de Cathy.

Rémi parle de Crowdfarming pour des mangues : https://www.crowdfarming.com/

CAC 16 novembre 2021 :

Relecture, dernières modification des statuts :

5 membres du CAC (Cathy, Chantal, Claude, François, Thierry) + 3 membres permanenciers (Gaelle, Rémi, Alain Regnault) 

Secrétaire de séance : Rémi Moreda.

Gaelle effectue la lecture de la proposition mise à jour lors de la réunion du 13 octobre (document en ANNEXE 1), ces modifications ont été reportées et la version mise à jour se trouve en ANNEXE 2.

Voici les modifications finales décidées à apporter à l’annexe 1 dans l’ordre d’écriture du document : 

• Le groupe décide de retirer la limite de 3 années consécutives pour le représentant légal. 
• En cas de conflit d’intérêt le ou les membres du CAC concerné/s après discussion collective du projet, se retirent pour laisser les autres membres délibérer.
• minima des représentants de chacun des groupes de travail et de leurs suppléants. Les membres du CAC doivent être permanencier ou fortement impliqué dans le fonctionnement de l’épicentre. 

• Les groupes de travail se réuniront au plus tard 3 semaines avant…
• En cas de changement de représentant de groupe en cours d’année, le CAC enregistre et valide le changement en attendant l’assemblée générale.
• Le CAC pourra…de supprimer un groupe s’il a moins de 4 personnes.
• Les CR de CAC seront mis en ligne par le secrétaire de séance, et seront soumis à une modération à postériori.

• Tous les membres sont convoqués à l’assemblée générale par affichage à l’épicentre et par voie électronique au moins 15 jours avant la date de la réunion. L’assemblée générale se tiendra avec les membres présents à la date fixée. 
• Les CR de CAC seront mis en ligne par le secrétaire de séance, et seront soumis à une modération à postériori.

.Un/e salarié/e ne peut pas être membre du CAC.

Article 13 : …. à main levée.

Point suivant : lieu pour l’AG ? 

Fin du CAC

ANNEXE 1 : Modifications proposées lors de la réunion sur les statuts du 13 octobre et lues lors du présent CAC.

Réunion spéciale sur les statuts 13 octobre 2021 :

Présents : Cathy, Delphine(au tout début),Rémi M., Thierry C.

Article 9 – Administration

Le bon fonctionnement de l’association est garanti par un Conseil d’Administration Collégial. Les membres du Conseil d’Administration Collégial doivent être membres de l’Association.

 Le Conseil d’Administration Collégial est composé :

–   à minima des représentants de chacun des groupes de travail, idéalement permanenciers. En cas de présence du titulaire et de son suppléant, lors d’un vote une seule voie par groupe sera comptabilisée.

– Le mandataire représentant est choisi pour 1 an par le CAC au sein des représentants de groupe, ce choix s’effectuera au moins 2 semaines avant l’AG . Il pourra se représenter sans excéder 3 années consécutives. Il pourra s’il le souhaite se décharger de sa fonction de représentant de groupe pour se consacrer à celle de mandataire mais sera obligatoirement permanencier. Il pourra démissionner de son poste en donnant un préavis d’au moins deux mois.

La composition du CAC (représentants et mandataire) sera validé à l’AG. 

Les groupes de travail sont ouverts et interdépendants, leur thématique est précisée dans le règlement intérieur.

Les groupes de travail sont créés par le Conseil d’Administration Collégial sur proposition de 3 membres de l’association porteurs de la proposition et futurs membres du groupe. Leur création, leur thématique seront précisées dans le compte rendu du Conseil d’Administration Collégial qui l’aura validé.  Peut-on être responsable et membre du CAC sans être permanencier ? NON (Gaëlle)

Les groupes de travail se réuniront au moins 3 semaines avant l’AG en invitant l’ensemble des membres de l’association. Après mise à jour de la liste des membres A PRECISER, le représentant du groupe de travail et son suppléant éventuel seront choisis par les membres du groupe pour  une durée d’un an renouvelable. Ils pourront démissionner de leur poste en donnant un préavis d’au moins un mois. Le CAC pourra envisager de clore un groupe s’il est constitué de moins de 4 personnes (??? au dessus il y a écrit trois pour faire un groupe ! pourquoi on passe à 4 ici ? Gaëlle) ou si son activité n’a plus d’utilité pour l’épi-centre. 

Un membre ne peut représenter au Conseil d’Administration Collégial qu’un seul groupe. 

Manque : 

On peut rejoindre un groupe à tout moment

En cas de conflit d’intérêt la ou les personnes concernées seront exclues de la délibération sur le sujet et de la prise de décision finale. (mais pas de la discussion comme cela a déjà été le cas, surtout si ce sont les porteurs de projet. Gaëlle)

Pas de pouvoir lors de votes au CAC (si on peut avoir un pouvoir. Gaëlle)

Une AG ne peut avoir lieu qu’avec un minimum de 15 membres en dehors des membres du CAC, un pouvoir maximum par personne.

Le Conseil d’Administration Collégial :

– valide ou non les propositions faites par ses membres,

– rend compte aux adhérents par des rapports moraux, d’activité et financiers,

– veille à ce que le règlement intérieur et les engagements statutaires soient respectés,

– convoque un médiateur externe si cela s’avère nécessaire.

Tous les membres de l’association ne faisant pas partie du CAC peuvent participer aux réunions. La parole leur sera accordée si leur intervention est à l’ordre du jour ou si leur avis est sollicité à la fin des échanges des débats. 

Tout membre peut par l’intermédiaire d’un représentant du CAC demander l’ajout à l’ordre du jour d’une proposition ou d’un questionnement.

Des non-membres peuvent y être invités ponctuellement à titre consultatif.

Le mandataire convoque une réunion du Conseil d’Administration Collégial dans les cas suivants :

– aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’association ;

– à la demande d’un tiers des membres du Conseil d’Administration Collégial au moins, dans les meilleurs délais.

L’association et ses organes décisionnels s’efforceront de prendre leurs décisions par consentement dans l’objectif d’inclure l’opinion de chacun-e, la participation de tous sans pour autant l’imposer.

Le consentement est atteint lorsqu’une proposition est largement approuvée ou ne rencontre pas d’opposition forte argumentée. Contrairement à l’unanimité, le processus de prise de décision par consentement construit sa décision collectivement sans avoir recours systématiquement au vote.

En cas d’échec du processus de consentement, la prise de décision sera reportée une fois pour qu’un nouveau consentement soit recherché. En cas de nouvel échec, un vote sera proposé à l’ensemble du CAC réuni exceptionnellement et validé par les deux tiers des votes à bulletin secret.

Le Conseil d’Administration Collégial est l’organe qui représente légalement l’association en justice. En cas de poursuites judiciaires, les membres du Conseil d’Administration Collégial en place au moment des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents.

Un-e salarié-e ne peut être membre du Conseil d’Administration Collégial.

Article 13 — Modification des statuts

Les présents statuts de l’association ne peuvent être modifiés que par décision de l’assemblée générale extraordinaire ou ordinaire par vote à main levée. 

ANNEXE 2 : partie mise à jour des statuts suite au CAC du 16/11/2021. 

Le document disponible ci-dessous et archivé ici https://docs.google.com/document/d/1SqVtrHQ0QsS8iW2L3iLTGUmKiKczQcZ-hQYU5RT5kdo/edit?usp=sharing.

Version définitive statuts au 28/11/2021 travail effectué par Rémi Moreda en utilisant le document présent en annexe 1 et archivé ici https://docs.google.com/document/d/1xCvojhdtBkhuqIHLQm0hw-6psWSRPe-mfZnQE-l5T5g/edit?usp=sharing et de CR du CAC du 16 novembre apportant les modifications finales.

 Article 9 – Administration

 Le bon fonctionnement de l’association est garanti par un Conseil d’Administration Collégial. Les membres du Conseil d’Administration Collégial doivent être membres de l’Association.

  Le Conseil d’Administration Collégial est composé :

• des représentants de chacun des groupes de travail et de leurs suppléants. Les membres du CAC doivent être permanencier ou fortement impliqués dans le fonctionnement de l’épicentre. En cas de présence du titulaire et de leurs suppléants, lors d’un vote une seule voie par groupe sera comptabilisée. En cas de conflit d’intérêt le ou les membres du CAC concerné/s après discussion collective du projet, se retirent pour laisser les autres membres délibérer.
• Le mandataire représentant est choisi pour 1 an par le CAC au sein des représentants de groupe, ce choix s’effectuera au moins 2 semaines avant l’AG . Il pourra s’il le souhaite se décharger de sa fonction de représentant de groupe pour se consacrer à celle de mandataire mais sera obligatoirement permanencier. Il pourra démissionner de son poste en donnant un préavis d’au moins deux mois.

 La composition du CAC (représentants et mandataire) sera validé à l’AG. 

Les CR de CAC seront mis en ligne par le secrétaire de séance, et seront soumis à une modération à postériori.

 Groupes de travail :

Les groupes de travail sont ouverts et interdépendants, leur thématique est précisée dans le règlement intérieur.

Les groupes de travail sont créés par le Conseil d’Administration Collégial sur proposition de 3 membres de l’association porteurs de la proposition et futurs membres du groupe. Leur création, leur thématique seront précisées dans le compte rendu du Conseil d’Administration Collégial qui l’aura validé.

 Les groupes de travail se réuniront au plus tard 3 semaines avant l’AG en invitant l’ensemble des membres de l’association. Après mise à jour de la liste des membres, le représentant du groupe de travail et son suppléant éventuel seront choisis par les membres du groupe pour  une durée d’un an renouvelable. Ils pourront démissionner de leur poste en donnant un préavis d’au moins un mois. En cas de changement de représentant de groupe en cours d’année, le CAC enregistre et valide le changement en attendant l’assemblée générale.

 Un membre ne peut représenter au Conseil d’Administration Collégial qu’un seul groupe. 

Assemblée générale :

Tous les membres sont convoqués à l’assemblée générale par affichage à l’épicentre et par voie électronique au moins 15 jours avant la date de la réunion. L’assemblée générale se tiendra avec les membres présents à la date fixée. 

Le Conseil d’Administration Collégial :

– valide ou non les propositions faites par ses membres,

– rend compte aux adhérents par des rapports moraux, d’activité et financiers,

– veille à ce que le règlement intérieur et les engagements statutaires soient respectés,

– convoque un médiateur externe si cela s’avère nécessaire.

 Tous les membres de l’association ne faisant pas partie du CAC peuvent participer aux réunions. La parole leur sera accordée si leur intervention est à l’ordre du jour ou si leur avis est sollicité à la fin des échanges des débats. 

Tout membre peut par l’intermédiaire d’un représentant du CAC demander l’ajout à l’ordre du jour d’une proposition ou d’un questionnement.

Des non-membres peuvent y être invités ponctuellement à titre consultatif.

 Le mandataire convoque une réunion du Conseil d’Administration Collégial dans les cas suivants :

– aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’association ;

– Les CR de CAC seront mis en ligne par le secrétaire de séance, et seront soumis à une modération à postériori.

 L’association et ses organes décisionnels s’efforceront de prendre leurs décisions par consentement dans l’objectif d’inclure l’opinion de chacun-e, la participation de tous sans pour autant l’imposer.

 Le consentement est atteint lorsqu’une proposition est largement approuvée ou ne rencontre pas d’opposition forte argumentée. Contrairement à l’unanimité, le processus de prise de décision par consentement construit sa décision collectivement sans avoir recours systématiquement au vote.

 En cas d’échec du processus de consentement, la prise de décision sera reportée une fois pour qu’un nouveau consentement soit recherché. En cas de nouvel échec, un vote sera proposé à l’ensemble du CAC réuni exceptionnellement et validé par les deux tiers des votes à bulletin secret.

 Le Conseil d’Administration Collégial est l’organe qui représente légalement l’association en justice. En cas de poursuites judiciaires, les membres du Conseil d’Administration Collégial en place au moment des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents.

Un/e salarié/e ne peut pas être membre du Conseil d’Administration Collégial.

Article 13 — Modification des statuts

Les présents statuts de l’association ne peuvent être modifiés que par décision de l’assemblée générale extraordinaire ou ordinaire par vote. 

CR CAC 3 juin 2021

Réunion spéciale sur les statuts :

Présents : Thierry C., François, Cathy, Dieu-Mai, Delphine, Violette, Gaelle, Jérémy, Maria-Elena, Rémi M. responsable de la prise de notes

Changement des statuts :

Nombre de membres au CAC : combien faut-il être de personnes pour que la décision soit juste ? 

Dieu-Mai rappelle qu’une personne qui ne s’investit pas dans un groupe pourrait prétendre à faire partie du CAC.

Cathy trouve que c’est un signe d’implication que faire partie d’un groupe.

Il y a 10 groupes, donc 10 membres de droit au CAC. 

En cas de conflit d’intérêt il faudrait que les personnes impliquées membre du CAC se retirent du vote. Une situation “conflit d’intérêt” devra être clairement définie par le CAC et signalée aux personnes impliquées.

Une personne ne peut représenter qu’un groupe. Une personne, une voie.

Deux personnes maximum peuvent représenter un groupe, le représentant et son suppléant éventuel.

Un quorum sera atteint si la moitié+1 des groupes arrondi au supérieur sont représentés.

Le mandataire représentant est élu par le CAC au sein des représentants de groupe. Il pourra s’il le souhaite se décharger de sa fonction de représentant de groupe pour se consacrer à celle de mandataire.

Si non consentement/consensus lors d’un CAC sur une décision, on reporte une fois la discussion et si cela n’aboutit pas on passe au vote à la majorité des ⅔ des présents, à bulletin secret si un membre le demande.

Gobelets

La marque sur les gobelets est à 12cL. La loi indique que cela doit être entre 10 et 14 cL le verre de vin. La ligne à 12cL est validée.

Prix de vente du gobelet : 1€, le produit sera en vente dans Hellocash, la marge sera supérieure à 20% mais c’est pour ne pas inciter au gaspillage sur ce produit plastique puisqu’il est réutilisable. Ces verres sont non consignés. Produit # pas de réduction pour les permanenciers.

CR CAC 28 du 27 avril 2021

Présents : 

• membres du CAC : Claude, Cathy, François, Delphine, Chantal, Thierry
• Autres membres : Dieu-Mai, Rémi M.

Secrétaire de séance : Rémi Moreda

1-Validation dernier CAC

Dieu-Mai indique qu’elle n’a pas eu le temps de relire le CR car envoyé 2h avant la réunion. Delphine propose que la validation puisse se faire en amont par mail à l’avenir, afin que cette étape soit moins chronophage.

Le CR 27 sera validé au prochain CAC ou par mail.

2-Concerts

Sur le modèle de l’an dernier, devant l’épicentre les vendredis soir à partir du 11 juin, volonté d’offrir 3 boissons + 10€ de bon d’achats par musicien. A ce jour 89 musiciens se sont positionnés ce qui ferait 890€ de bons d’achats, SACEM 397€ (montant de l’an dernier) + 183,74 à ajouter avant le 30 juin. Cathy indique que le montant SACEM était de 600€ en 2020. Adhésion offerte aux musiciens.

La mairie donne 750€ de subvention.

Il y aura un chapeau pour les groupes. 

L’épicentre ferme à 21h, c’est aussi l’heure de fin du marché. Mais des stands vont rester. 30 bénévoles se sont positionnés, il y aura toujours un bénévole pour les nouvelles adhésions.

Il faudra regarder ce qu’il y aura comme bénéfice supplémentaire généré par ces soirées. 

Discussion :

Thierry indique que le budget global représente une part importante du bénéfice.

Cathy indique que des décisions sur une somme aussi importante devraient être votées en AG. 

Cathy indique que ce n’est pas le rôle premier de l’épicentre de faire de l’animation, la charge pourrait être partagée avec une autre association. Mais cela paraît difficile indique Chantal, chaque association propose ses propres animations.

Les membres présents sont d’accord pour le financement des concerts été 2021, François indique qu’il aurait préféré payer les artistes, Claude précise qu’il s’agit d’amateurs contents de jouer et qu’une rémunération ne se justifie pas.

Thierry indique que l’épicentre est ouvert de 18h à 21h, c’est l’épicentre qui demande l’occupation du domaine public, mais les concerts durent jusqu’à 23h30, et l’épicentre sera responsable. Il faut affiner avec la mairie car si des exposants restent après 21h cela sort du cadre du marché. Delphine indique qu’elle se chargera de se renseigner.

Autre question : y aura t”il des permanenciers pour tenir l’épicentre sur ces créneaux.

Un sondage sera fait par Delphine pour savoir qui est prêt à venir tenir l’épicentre.

Delphine enverra au groupe caisse la manière de procéder indiquée par le comptable.

En cas de pluie ce sera annulé.

3-Meuble

Delphine a fait un devis, mais il y a eu une modification du plan initial suite à une suggestion d’amélioration du meuble (agrandissement). Le devis pour cette modification n’est pas établi. Les créateurs vont fabriquer le meuble. Ce meuble ne sera pas facilement déplaçable. 

Suggestion de faire le meuble en planches de coffrage. 

Demander à la mairie l’autorisation de fixer le meuble au mur ?

Cathy pense pouvoir fournir le plexiglass (2 vitrines 30 x 50).

Enveloppe proposée de 300€ pour financer l’ensemble, validée par les personnes présentes.

4-Charte créateurs

La charte, telle que modifiée le 4 avril, va être relue par les créateurs. Et sera votée au prochain CAC.

5- Statuts

Discussion autour des procurations si elles sont mises en place. Les avis sont partagés, mais la majorité des membres pense que ce n’est pas nécessaire au vu du fonctionnement actuel de l’épicentre. Les statuts parlent de consentement. Si le consentement n’est pas possible la question est ajournée et si pas de consentement à la session suivante soumise au vote.

Un CAC devrait être annoncé au moins une semaine avant.

Discussion autour du nombre de membres, s’il doit être ou non limité. Tous les représentants de groupe, sont membres d’office. 

Idées : 

• chaque représentant idéalement a un suppléant dans son groupe qui le remplace en cas d’absence. 
• tout membre d’un groupe qui souhaiterait intégrer le CAC pourra être accepté après vote du CAC en place.

La question doit-on limiter le nombre de membres du CAC ? n’a pas obtenu de consentement et sera à nouveau débattu, mais la tendance globale lors de ce CAC 28 est à la non limitation, car le chiffre proposé de limiter à 15 ne semble pas pouvoir être atteint.

CR CAC  du 26 mars 2021 

Présents : 5 membres du CAC et 1 pouvoir

le CAC 26 à été validé par les membres présents

• DISCUSSION SUR QUOI FAIRE AVEC LE PAIN NON VENDU:

  – mettre les baguettes non vendues dans le petit congélateur de la réserve,

– mettre les viennoiseries du weekend dans un sac plastique alimentaire (disponibles derrière la caisse) et les vendre en lot à 

1 ou 2 €, si il n’en reste qu’une, la mettre en perte et l’emporter ou la manger,

– mettre les pains invendus dans des sachets plastiques alimentaires individuels (disponibles derrière la caisse) et les vendre moins 20% le lendemain. 

Si le pain n’est pas vendu à moins 20% le lendemain, le mettre  à moins 

50% en « pain perdu » le surlendemain et le noter dans le fichier « pertes  » 

avec la mention « vente à moins 50% ».

Carine se propose d’organiser une vente sur commande des 

pâtisseries de la boulangerie de Saint-André, Delphine se propose de l’aider à faire les prix sur hellocash.

Le groupe communication sera mis à contribution pour :

• communiquer sur les commandes de pâtisseries
• communiquer sur la notation en perte des lots de fruits/légumes/vienoiseries
• communiquer sur la nécessité de regarder de temps les dates de péremptions pendant les permanences

RENOUVELLEMENT DU NOM DE DOMAINE 173,40€ pour 5 ans est validé par le CAC. Céline se chargera de la mise à jour.  

• de l’achat et sera remboursée par l’épi-centre

• PROPOSITIONS DE MODIFICATION DE L’ARTICLE 9 DES STATUTS

Réflexion sur le nombre idéal de  personnes membres du CAC ( 12? 15?) et sur les pouvoirs donnés par les absents, nécessaire selon Delphine pour atteindre le quorum et avancer dans les décisions, dangereux pour Thierry ce n’est pas optimum pour la prise de décisions horizontales car ça permet de donner plus de  pouvoir à des personnes utilisant les voix de personnes  qui n’auraient pas participé aux débats et dont l’avis pourrait être contraire.

Proposition de limiter les « pouvoirs » à 2 par membres du CAC.

Proposition de ne plus permettre aux membres du CAC ne venant pas aux réunions de faire en sorte de reprendre les discussions à zéro lors de la réunion suivante, afin de ne pas casser le dynamisme de l’épi-centre. 

Proposition d’ajout :

« les groupes de travail se réuniront avant l’AG en invitant l’ensemble des membres et choisiront ensemble un référent qui sera présenté à L’AG.

Le CAC sera complété lors de l’AG par des membres de groupe volontaires pour atteindre le nombre de 15 maximum. Si besoin, un vote sera organisé.

L’AG validera alors le représentant légal.

Pour valider une AG, il faudra être au moins 15 membres présents.

DEMANDE DU GROUPE EVÉNEMENT de reconduire les concerts de l’été le vendredi soir et les 3 boissons + 1 bon d’achat  par musicien  un process devra être défini pour éviter les cafouillages de l’été dernier + offrir l’adhésion pour 2 mois à chaque musicien qui n’est pas encore adhérent

CAC du 12 mars 2021 de 18h30 à 19h30 à L’épi-centre.

Présents : Thierry, Delphine, Violette, Chantal, François, Maria-Elena, Rémi,Elodie

1- Validation AG en visio conférence de 2020 → Validation 

2- Validation du CR du CAC 26 → Validation

3- Charte des créateurs

La charte est projetée sur écran Delphine,

Les points discutés :

• Qui peut exposer : un créateur, c’est-à dire une personne qui fabrique un objet d’art  qui est mis en vente. Le créateur doit avoir un n° de SIRET. Il doit également être adhérent à l’épicentre pour avoir la possibilité d’exposer sur les mois “à faible potentiel”, pour Noël et l’été si l’espace est insuffisant les adhérents permanenciers seront favorisés.  Les créateurs s’organisent et en cas de souci ou désaccord c’est le CAC qui sera saisi et qui prendra une décision.

           La définition du créateur a fait débat car une proposition de limiter l’accès aux artisans d’art et artistes. Comme  certains créateurs de Montséret sont en association ou auto-entrepreneur et qu’ils doivent pouvoir accéder le terme de personne qui fabrique un objet d’art a été retenu. L’objet d’art désigne un objet fait main et le différencie des objets produits à la chaîne. Il permet par contre d’exclure les savons par exemple qui peuvent être vendus dans un rayon normal. 

• Violette est pour limiter le nombre de pièces à exposer en découpant l’année en périodes de 3 mois par exemple.
• Élodie soumet l’idée d’une commission de sélection sur la qualité artistique de ce qui est exposé. L’idée n’est pas retenue car l’appréciation est trop subjective et cela peut s’avérer délicat de refuser un créateur sur ce critère.
• Rémi soumet l’idée de définir deux temps dans l’année pour intégrer de nouveaux créateurs et définir qui expose, par exemple septembre et juin. Afin de ne pas avoir à gérer de nouveaux exposants à chaque candidature et devoir réorganiser les étagères trop souvent.
• Pas d’objet trop volumineux, il faut que l’objet rentre dans l’étagère (30 cm de profondeur).
• Les objets pouvant présenter un danger, ou pouvant être facilement volés devront être dans la vitrine.
• Violette indique que son assurance couvre les blessures qui seraient provoquées par ses objets. Mais tous les exposants n’auront pas une assurance → Les exposants doivent être responsables et savoir s’ils doivent prendre une assurance ou non.
• Elodie : doit-on fixer un objet trop cher en vente. → non

Les créateurs demandent au CAC de voter la possibilité d’une marge réduite à 10% pour les créateurs, car ces derniers ont des contraintes que les autres fournisseurs n’ont pas. 

Réflexion : doit il y avoir un groupe créateur ? étant donné le besoin d’organisation il faudra des responsables. 

4- Lecture du contrat des créateurs et corrections communes.

5- Présentation du meuble par Delphine. Validation du meuble en 30 cm sur toute la hauteur. Le devis pour l’achat du bois va être revu à la hausse et soumis au CAC.

Delphine propose également un système pour faire tenir les prospectus, cartes, sur le mur de l’entrée.

CAC 26 du 25/02/2021 en attente de validation

Présents : Claude, Delphine, Dieu-Mai, Alain R., Rémi M., Thierry C., Cathy, Maria-Elena.

1- Validation des CAC 24 et 25 

Validation et mise en ligne avec possibilité de modération à postériori.

2- Changement du fournisseur pain boulangerie

Dernier jour dimanche, la clef sera laissée par jete clef. 

Le boulanger de St André laisse 25% de marge (à ne pas laisser dans le CR qui sera public : Thierry). 

Maria-Elena reste responsable du pain, elle va rencontrer le boulanger.

Une affiche de communication va être apposée ou/et une publication Facebook sera faite.

Le congélateur rempli de viennoiseries qui sont invendables, vont être évacuées et mises en perte. Les permanenciers pourront se servir en précisant le nombre de pièces emportées.

Actuellement en semaine on a 10 unités de pain + 8 viennoiseries. Proposition d’arrêter les viennoiseries en semaine, et les invendues du week end seront mises en sac (sac congélation) pour le lendemain avec indiqué viennoiserie de la veille avec un prix “lot”. 

En semaine (mardis et jeudis) 5 baguettes, 2 céréales, 2 traditionnelles, 1 patois, pas de viennoiserie. 

Le WE (samedis – dimanches) 5 baguettes, 2 traditionnelles, 2 nordiques, 2 patois, 2 complets, 2 céréales, 3 fournées, 5 croissants + 5 chocolatines. 

On congèlera les baguettes invendues, les pains spéciaux qui se gardent seront remis en vente le lendemain. 

Les prix dans Hellocash seront rentrés pas Rémi M avec # en hors vente jusqu’à dimanche après midi.

3- Point relais tournebelle

Interrogation sur la responsabilité de l’épicentre en cas de casse et de vol. Pourquoi nous ne vendrions pas ses produits ? 

Proposition d’essai sur un mois sur des colis uniquement de produits secs et on fait le point. Voir pour  l’organisation et l’espace occupé et comment sont conditionnés les colis. 

Sous quelles conditions délivre t’on les paquets ?

4- Modification statuts 

Statuts https://docs.google.com/document/d/1HLLxYUZTa6e7J2y9-kZVYVwsSIDf0F2wWvgwklUtll0/edit

Lecture de l’article 9.

La fin doit être changée on ne peut exiger la réponse à tous les mails.

Cathy estime que les discussions doivent se faire au maximum dans les groupes, et pas systématiquement en intégrant les membres du CAC.

Une réunion va être organisée pour travailler sur la modification des statuts, penser à  :

• comment sont élus les représentants de groupes et à quel moment. 
• Si c’est au cours d’une réunion il faut une communication préalable à tous les membres de l’association, pour que tout candidat puisse être présent.
•   Réajuster le nombre de voix nécessaire en fonction du nombre de personnes présentes. Quel sera le corum ?

Création d’un mur type brainstorming pour préparer la réunion. Sur Framasoft (framemo).

Début de Réflexions hors CAC les derniers points étants reportés aux prochains CAC

La charte des créateurs doit contenir une clause qui indique que le représentant/référent doit rendre des comptes au CAC et peut être destitué par le CAC. La charte devra être validée par le CAC. 

Prochain CAC vendredi 12 mars 18h30 à 19h30 sur les concerts.

Prochain CAC vendredi 26 mars 18h30 à 19h30 sur les statuts.

Charte 

https://docs.google.com/document/d/1wrF0Dr3h3tJiMtv9W_rh8QiIo5fYAhI5RPVzdrp1XQk/edit

CAC 25 en visio le 9 novembre 2020 

Présents:

Membres du CAC: Chantal, Claude, Delphine, Thierry C

Autres membres: Alain A,, Dieu Mai, Gaëlle, Remi M, Karine D, Bob M, Violette V., Christian B

1 – Ventes de créations  (au coin bar de l’épicerie)  : 

Delphine : groupe des créateurs voulait exposer au foyer, mais c’est annulé. Il a été réfléchi d’exposer à l’épi-centre, de manière temporaire avant les fêtes de noël. 

Consultation par mail du CAC, réponse positive de Claude, Maria Elena et Chantal. Réponses positives de François par téléphone et de Thierry par mail (en date du 2 novembre et contenu pas dit lors du CAC : “ok pour moi à partir du moment :

– que la casse et le vol ne sont pas assumés par L’épi-centre, pour que tout le monde y trouve son compte, L’épi-centre pourrait acheter les vitrines fermées à clé en fonction des produits pour protéger les artisans et limiter les problèmes.

– que tous les artisans/créateurs (adhérents de l’épi-centre)  puissent avoir une place proposée.

Et étendre aux artisans/créateurs à proximité de Montséret si ils sont permanenciers (piste de réflexion… sans trop m’être penché sur ce point”)”

Delphine a échangé avec le comptable par téléphone ce jour, elle fait le  CR oralement de l’entretien avec le comptable, qui dit que l’on est libre de vendre des oeuvres d’art ou artisanales, de faire ou non une marge sur les produits vendus et de vendre via hellocash ou via une caisse à part.

Question de Delphine : qui représente le CAC actuellement  du fait que les responsables de groupe sont en train de changer.

Thierry : le CAC est constitué toujours des mêmes personnes, tant que le CAC ne valide pas les nouveaux représentants de chaque groupe. Le représentant de l’association sera élu/choisi parmi ces représentants.

Ce soir c’est une décision temporaire qui sera prise concernant l’exposition des créateurs à L’épi-centre.

Rémi n’est pas opposé mais trouve que la façon de faire n’a pas été correcte. La découverte de l’exposition se fait tardivement et l’installation a commencé.

Thierry signale qu’il a appris samedi qu’il fallait faire de la com pour informer d’une  ouverture le dimanche avec dans le même temps une exonération de charge. Cela ne peut pas se gérer par mail, des questions ont besoin d’être résolues. Il dit que le groupe bricolage aurait du être prévenu.

Gaelle pense que les choses ont été faite à l’envers et le CAC permet de remettre les choses à l’endroit.

Delphine précise qu’elle a informé le CAC 1 semaine auparavant et qu’il n’y a eu que des aménagements, pas de modifications irréversibles, que cela a été fait en accord avec la décision d’un des CAC de l’année dernière. Dit que les créateurs n’avaient pas besoin de prévenir le groupe bricolage pour déplacer une étagère vide et qu’ils ont fixé eux-même les cimaises autorisées par la mairie l’année dernière.

Il y a eu un défaut de communication, Christian précise qu’il suffit de prévenir le groupe com. Gaelle précise qu’elle a appris cela le samedi matin pour le dimanche.

Karine indique qu’elle a aussi appris le samedi matin et que ce qui l’a interpellé c’est l’absence de marge. Elle comprend l’idée de  solidarité par contre on ne peut prendre de décision du samedi matin au dimanche matin sur une  question liée à la suppression de la marge de vente, car que ferons nous si une autre personne en difficulté qui vends à l’épi-centre demande la même exonération ?

 Christian indique que le COVID n’empêche pas la vente d’aliments et c’est différent  pour les artistes.

Violette a discuté avec plusieurs producteurs alimentaire/l’impact du confinement et ils font tous plus de chiffre. Ce qui n’est pas le cas des artistes. 

Par contre la question est soulevée d’artistes qui voudraient exposer.

Chantal demande à ce que la réunion soit débutée. 

Violette pense que si l’on passe par la caisse de L’épi-centre, il y a accès à la carte bleu. 

Delphine indique que :

• soit on vend les oeuvres via hellocash avec ou sans marge,
• soit avec une caisse séparée,
• soit avec une permanence des créateurs.

Violette indique que les créateurs vont passer tous les matins former les permanenciers.

Gaelle indique que c’est aux artisans de choisir le mode de fonctionnement. Elle est pour l’accès à la CB.

Chantal est d’accord pour la vente en passant par la caisse de l’épi-centre, mais avec une présence des créateurs, pas forcément toute la matinée.

Claude est d’accord avec Chantal, mais rappelle que l’on paye un pourcentage pour le paiement par carte, s’il n’y a pas de marge on vendrait à perte.

Violette propose que les créateurs payent un forfait de participation aux frais bancaires. Cela peut être payer un emplacement.

Alain R. pense que ce serait bien de prendre une marge de 5% pour couvrir les frais.

Bob est d’accord

Delphine est d’accord pour une marge de 5%.

Thierry dit que la marge lui est égal, mais que l’épi-centre a besoin de bénévoles et de permanenciers. Il trouverait bien que si l’épi-centre ne marge pas mais tous les créateurs devraient s’investir dans l’épi-centre.

Rémi propose que les créateurs fassent des permanences une fois par mois.

Violette pense que marge + coup de main. Propose de faire 2 permanences / mois.

Thierry indique que le coût de la CB est un pourcentage inférieur à 1%.

L’épi-centre paiera une TVA sur la marge.

Thierry pense que le mieux est un forfait, car il pense qu’Hellocash va coincer. Il pense qu’Hellocash fera la TVA sur la totalité du montant de l’article et non que sur le marge prise.

La TVA (achat) est à zéro car les créateurs sont auto-entrepreneurs. 

Delphine pense que le comptable va faire ce travail. Claude explique que la TVA ne sera que sur la marge car c’est uniquement sur la valeur ajouté. 

Thierry demande quand sera collecté l’argent. Delphine indique qu’il y aura une double comptabilité Hellocash+Cahier. Les créateurs émettent une facture en fin de mois comme pour le vin et la bière. Diêu-Mai indique que chaque produit a un code sur une étiquette qui sera collée sur un cahier.

Les choses vont être écrites et demandées à validation par Maria-Elena, François, Cathy car le quorum n’est pas atteint :

Durée : 

Jusqu’à fin décembre ou 5 janvier. Après mise en place d’une vitrine avec les livres qui soit pérenne. 

Gaelle pense qu’il faudrait voter de suite par quelque chose d’établi. Thierry indique qu’il vaut mieux d’abord voir le temporaire.

Karine indique que vu l’enjeu pour les créateurs, l’on pouvait peut être prolonger.

Claude propose de laisser l’expo jusqu’à l’ouverture intérieure du bar en intérieur.

Thierry propose jusqu’au 15 janvier et que l’arrêt ou la prolongation sera décidée alors. Cette proposition obtient le consentement de tous.

Christian propose que le forfait fixe est plus simple. Thierry indique que le forfait est moins juste qu’un pourcentage, ça peut être inégal pour les producteurs.

 Violette indique qu’il y a au moins 7 créateurs, avec des espaces d’occupation différents.Claude propose 2 %. Delphine est d’accord

 2% jusqu’au 15 janvier, (puis la marge sera rétabli à 20% si le dépôt vente se poursuit-indication donnée par Delphine et Dieu Mai en début de réunion).

S’il y a de la casse ou du vol, les créateurs prennent en charge. 

Delphine indique que le comptable propose qu’un contrat avec les créateurs qui fixent la marge avec la date de fin de cette marge préférentielle. Ainsi que la casse et le vol ne sont pas pris en charge par l’épicentre.

Si un adhérent créateur se présente, et qu’il a un SIRET il pourra exposer. Une charte est en cours d’écriture.

La vente débute le 10 novembre.

CAC n°24 – 6 octobre 2020 à 18h38 

Présents:

Membres du CAC: Cathy, Chantal, Claude, Delphine, François, Maria-Elena, Thierry C

Autres membres: Alain A, Claudine O, Claudine R, Dieu Mai, Gaëlle, Remi M. 

Ordre du jour : 

Validations comptes rendus cac 20, 21, 22 et 23   afin de les rendre public. Proposition d’anonymiser les interventions, mais proposition rejetée. Comptes rendus validés, possibilité de modification à posteriori si besoin. 

Préparation de l’AG et rencontre permanenciers : proposition de faire la rencontre de permanenciers juste avant l’AG. Mais après réflexion comme la rencontre permanencier.e.s peut influencer l’AG il faut la faire avant, le samedi 17 octobre à 17h est proposé,  les membres y seront aussi invité.e.s pour pouvoir constituer les groupes de travail avant l’AG.

Problème de la jauge de la salle avec le COVID mais être plus nombreux que la jauge paraît peu probable. 

Demande d’ouverture d’un Google Sheet à connexion par mail pour récolter les propositions des permanencier.e.s. Ordre du jour de la “réunion” permanencier.e.s : besoin d’échanger, “comment vous imaginez l’évolution de L’épi-centre, et comment vous y sentez vous à présent?”.  A l’AG c’est le bilan financier et bilan d’activité, le vote sur l’adhésion, l’élection des représentant.e.s des groupes. L’AG aura lieu le samedi 14 novembre.

Les statuts ne pourront pas être revus avant la prochaine AG, comme une AG doit avoir lieu début 2021 nous espérons avoir pu revoir les statuts d’ici là. Les statuts actuels sont en ligne sur le site de L’épi-centre.

Achat et installation d’un nouveau coffre :  un incident sur le « volet »  ou un acte délibéré l’a détérioré.  Proposition d’acheter un coffre avec une fente. Delphine accepte de faire la recherche. Demander à Nicolas Cerdan comment décoller l’ancien.

Revenir sur les achats hors créneaux : cette règle empêche les achats même lors du déballage des livraisons. Claude relève le problème de la caisse du jour. Autorisation des achats hors ouverture aux personnes présentes lors des livraisons, si elles ont lieu avant l’ouverture pour ne pas modifier la vérification de la caisse du jour. Paiement par carte bancaire ou chèque, pas d’espèce pour ne pas changer le Fonds De Caisse.   

Créneaux horaires d’hiver : changer le vendredi de 16h30  19h30, un sondage va être réalisé, la décision sera prise le 17 octobre avec une application après le changement d’heure. 

Aides financières : reprise de l’idée de ménage ou de commandes. Mais la somme n’est pas arrivée, donc la décision est reportée. Il faut relire le document pour savoir comment l’argent est débloqué. Rappel du consensus sur un poste pour les commandes, ainsi que le fait que la personne éventuellement embauchée ne fasse pas parti de l’association. (voir CAC23).

Investissement (machine à café, vitrine, congélateurs…) :  Delphine relance le projet machine à café et s’en occupe. François aimerait des investissements en tenant compte de la dépense énergétique (Frigos qui rejettent la chaleur à l’extérieur) et une réflexion plus globale pour le vrac.  Cathy n’est pas favorable aux distributeurs en plastique pour le vrac, elle avance le problème du nettoyage notamment et demande une réflexion sur le vrac en amont, quels produits, où etc. Les sacs en jute de 5Kg ou autre contenance seraient plus pratiques et peu coûteux. 

Questions diverses : 

• Problème du pain congelé qui s’accumule, soit jeter soit faire une semaine pain congelé ou don pain congelé, ou encore soirée Bruixeta… 
• Enveloppe “Don conques sur Orbiel” toujours à la caisse….

Hors sujet :

Les nouvelles clefs sont arrivées chez Saury, il faut les récupérer, changer les serrures, et distribuer les clefs à ceux qui livrent. Demande des permanenciers qui habitent loin de pouvoir avoir un double pour ne pas arriver et se retrouver devant l’épicerie fermée. Idée d’avoir une clef par village avec une personne responsable qui peut donner la clef à un permanencier avant sa permanence.

Des sacs ont été achetés par Delphine pour remplacer les sacs en papier. Elle propose qu’ils soient vendus à l’épicerie et/ou donnés (1 par adhésion) avec la carte d’adhésion.

CAC 23 du 9 juillet 2020

4 membres du CAC présents: Chantal, Claude, Delphine, Thierry C

Autres membres: Alexandra, Claudine R, Rémi M

1- 2000€ de subvention de la région non fléchés. Trop peu pour créer un emploi. Suggestions :

•  financer du ménage, 
• convertir en chèque emploi associatif, pour payer une personne pour les commandes, 4h toutes les 2 semaines. Proposition de mettre une annonce via facebook pour proposer ce “poste”.

Au bilan une ou des personnes sont nécessaires pour les commandes car Chantal et Claudine arrêtent AGIDRA et Delphine aimerait lever le pied sur BIOCASH. La première étape sera un appel à bénévoles avec formation, et si personne ne se manifeste envisager les chèques emploi service et payer une personne. Claude se propose pour BIOCASH.

2- Bilan comptable : résultat net 6300€ contre 16000€ l’an passé. La réserve est de 22500€. On ne comprend pas le différentiel. Le comptable va être contacter pour avoir des explications. Claude avait une question sur une phrase du comptable qui indique qu’il n’y a pas de système pour noter les sorties de caisse (paiement en liquide à partir de la caisse). Une autre personne que le responsable de caisse écrit bon à payer sur les facture, donc demander aux permanenciers. Nous sommes à présent assujettis à la TVA.

Investissements envisagés :

• un distributeur de vrac. Delphine et Chantal sont autorisées par le CAC pour prospecter et effectuer l’achat avec une enveloppe maximale de 600€.
• des frigos et un congélateur vertical. Il y aurait un gain, de place et un gain de temps car la viande serait en libre service.
• une cafetière qui moud le café. Delphine a l’accord du CAC pour effectuer l’achat avec une enveloppe maximale de 300€, d’occasion.

3- Boissons et repas musicien : demande de validation pour 2 boissons et un repas 10€ du food truck. Proposition de Rémi de plutôt faire un repas tapas à partir des produits de l’épicentre (pain, jambon, fromage, calamar…), ou de donner un bon d’achat épicentre de 10€ qu’ils peuvent échanger contre un repas au food truck, soit acheter ce qu’ils veulent à l’épicentre. 

La solution retenue est le bon d’achat de 10€ + deux boissons. Les boissons seront inscrites sur le cahier, donner des tickets verts échangeables contre des boissons.

Un  tableau avec qui fait quoi affiché à l’épicerie.

Les soirs de petit concert, il y aura deux permanenciers et deux membres du groupe évènement.

Doit on continuer à porter le masque ? oui comme il y a des règles de restriction du nombre de personnes on conserve le masque ou visière pour les permanenciers. 

Chantal demande à ce qu’il y ait un CAC par mois. 

Compte Rendu du CAC 22  du 1^er juin 2020              

Présents (ordre alphabétique) :

membres du CAC: Cathy, Claude, Delphine, François, et Thierry.

Autres membres: Alain R,  Dieu-Maï, Gaëlle

La séance est ouverte à 9h30.

Point 1 : BAR

Proposition d’ouverture le vendredi 5 juin si possible.

Il faudra au préalable demander à la mairie l’autorisation de boire en terrasse, par écrit, et les mesures barrières à respecter s’ils peuvent nous fournir les textes officiels.

Gaëlle propose d’envoyer un message aux adhérents pour préciser les pratiques retenues :

• Pas de chaises ni de tables (même si les règles sont plus facile à respecter quand on est assis).
• Chacun apporte son verre, L’épi-centre ne fait plus de vaisselle
• Des verres seront en vente à 0,50€

Delphine propose que l’on puisse laisser son verre marqué à son nom sur une étagère au magasin. Problème soulevé : il va falloir le laver, et il va être en contact avec les autres, trouver un emplacement -> solution donnée chacun lave son verre avant chaque utilisation.

On disposera d’un éco-cup gradué au bar pour doser les boissons et notamment le vin. Claude en apportera un.

Le groupe évènements réfléchit à une après-midi et soirée pour la fête de la musique. Plusieurs petits groupes locaux ont été approchés et seraient partants. Il faut encore régler les modalités de placement pour les spectateurs éventuels. Discussion reportée au prochain CA

Discussions hors ordre du jour :

Gaëlle montre un prospectus de Lidl sur lequel elle a repéré une machine à café expresso (60€), sans dosettes, avec du café moulu. Après discussion, on a décidé de chercher s’il n’y en a pas d’occasion des professionnelles, l’occasion étant à privilégier pour être en accords avec les objectifs de l’association.

François souhaiterait disposer d’un point d’eau pour le bar. Nous y réfléchirons ultérieurement. Cette solution faisait parti des solutions proposées pour régler la question de la vaisselle.

Point 2 : MASQUES

Suite aux réticences exprimées par plusieurs permanencier.e.s : port du masque ou contact avec des personnes à l’épicerie. 

Le déconfinement sera progressif en attendant les évolutions de la propagation du virus.

• On garde la règle de 3 personnes maxi à l’intérieur en plus des permanenciers.
• Le masque reste obligatoire pour les permanenciers par respect pour les personnes à risque ou inquiètes.
• On laisse le gel hydroalcoolique à l’entrée du magasin en incitant les entrants à se laver les mains.
• On préfère que les adhérents et clients portent un masque, sans que ce soit obligatoire.
• On maintient les barrières à l’approche du magasin pour conserver le sens « entrée-sortie »

Un mail aux permanenciers précisera les points ci-dessus pour que ce soit bien clair pour tous.

point 3 : ACHATS HORS CRÉNEAUX

Certains d’entre nous font des achats alors que le magasin est fermé au public.

Il est proposé que tous ceux qui détiennent une clé puissent venir faire leurs courses hors créneaux. Cela est refusé.

L’argument  sur la différence entre les achats faits en groupe à la fin de la réception/mise en rayon de la livraison bimensuelle des grossistes, et ceux effectués  lorsqu’une personne  vient  seule au magasin.

La majorité des présents – ne participant jamais aux livraisons de grossistes trouve que ce n’est pas souhaitable (Qui a ce droit? Pourquoi? Qu’est ce qui le justifie?).

Tout le monde s’abstiendra dorénavant de faire des courses hors créneaux d’ouvertures. Ce n’est donc plus autorisé.

La séance est levée à 11H.

CAC 21 le 30 avril 2020 début 18h15

Présents : thierry, françois, claude, delphine

Point 1 : validation du CR CAC 20 reporté

point 2 : les masques en tissu 

il a été décidé de les mettre en vente prix coûtant (7€) car il y a de la demande et lorsqu’il y aura des masques solidaires nous les enlèverons de la vente

.

point 2 :  eco cup

plastique sans bpa. made in france

Devis 480 objets de 12 cl pour 134€ HT voir pour la machine à laver les eco-cup ?

L’épi-centre offrirait le premier aux adhérents? A réfléchir pour trouver une procédure simple ? 

Tous les présents trouvent l’idée positive.

Point 3 propositions d’investissements : 

voiture électrique gros projet à monter

revoir les étalages légumes, développer le vrac.

Rechercher le bilan 2018 pour savoir quels types d’investissements sont possibles. (fonds disponibles ?)

Mandater un informaticien pour créer une application  d’aide aux commandes (biocash, agidra, légumes) (En gros cette application pourrait extraire un fichier d’hellocash puis trier, ranger  les produits en fonctions des ventes sur un temps donné pour faciliter les commandes)

Voir pour acheter du matériel de nettoyage du sol, Claude propose de voir ce que l’on peut trouver à RETIF Narbonne.

Se renseigner pour connaître le prix de frigos et congélateurs armoires pour gagner de la place et de l’énergie.

Créer un fichier pour que les permanenciers notent les besoins d’achat de matériels pour le magasin.

Point 4 :

Le questionnaire  de Rémi n’est plus à l’ordre du jour.

Revoir les  statuts est un lourd travail à réaliser  et nous attendons qu’un groupe de volontaires se constitue pour commencer la réflexion.

Hors point du jours :

Il y a des volontaires pour ouvrir le 1er mai, le magasin sera donc ouvert.

La cotisation est dégressive (1€ pour deux mois), Claude doit trouver un moyen de l’indiquer sur le cahier des adhésions. On va envoyer (groupe com?) un message à tous les adhérents de 2019 pour rappeler qu’ils doivent se mettre à jour de leur cotisation 2020.

CAC 20 du 27 février 2020         

Présents: Claudine, Thierry, Gaëlle, Rémi, Delphine, Detlef, Mirjam, Cathy, Claude

• Validation du cac 19 : il avait été dit que la demande de subvention était pour des chèques emplois associatifs mais dans le CR a été noté “ou autre” donc le CR a été modifié. Ajout également d’un extrait du CAC 15 sur les + et – d’avoir un employé. Le groupe COM va se charger de mettre à jour les publications des CAC en ligne. 

• projet de subvention : discussion sur l’objectif d’une embauche, certaines personnes  indiquent que beaucoup de personnes investies ont du mal à atteindre leurs objectifs par manque de temps. Un/e salarié/e permettrait de soulager des tâches ingrates. Il semble que les tâches les plus chronophages sont la gestion des commandes et la gestion des stocks. Un employé pourrait faire ces tâches.  L’idée qui fait consensus c’est que si une personne est embauchée elle doit être externe à l’association. Le dossier de demande de subvention a été complété en commun. 

L’objectif formulé : aide à la pérennité de notre association. Description : nous souhaiterions l’aide d’une personne qui prendrait en charge une partie du des tâches : gestion des commandes, stock et livraison. Du fait du choix de notre association de se fournir auprès de producteurs locaux (une cinquantaine)..VOIR LA COPIE DU DOSSIER. 

Si une subvention est perçu et qu’il n’y a pas consensus sur son utilisation elle sera rendue. Demande ¼ temps 5946€…

• modification des statuts : 

Gaelle voudrait que le CAC soit ouvert aux non responsables de groupe. 

Faire un sondage auprès des adhérents pour participer à la modification des statuts avec formulaire Google form.

• le tri

COMPTE-RENDU DU CAC n°19 DU 06 FEVRIER 2020

Présents membres du CAC : Chantal Michot, Delphine Denis, Thierry Chevalier, Catherine Gros, Claude Bonamy – Absents : François Dubreuil et Maria Elena Spanu.

Autres membres : Dieu-Mai, Myriam V, Karine, Claudine R, Alain B, Alain R, Gaëlle, Jean-Luc Jalabert (parti avant la fin).

Début de la séance à 19h15 – Fin de la séance 20h45. Rédaction du compte-rendu par Gaëlle.

1 ) Validation du PV du dernier CAC

2 ) Discussion sur la répartition de certaines tâches (suite à l’arrêt et démission du CAC de Dieu-Maï) et d’un éventuel salarié.

Les tâches (comptables et administratives) dont s’occupait Dieu-Maï ont été listées pour une répartition entre les bénévoles, avec en parallèle un débat sur la nécessité ou pas d’un salarié (impliquant une notion philosophico-éthique déjà abordée lors d’un précédent CAC). 

L’extrait ci-dessous du CAC 15 du 23 mai 2019 est mis à disposition, certaines personnes en font la lecture :

*********************

point 2 : Réflexion autour des solutions sur la répartitions des tâches éventuellement déléguées et rémunérées.

Delphine et Dieu Mai ont fait une liste des tâches qui seraient à déléguer :

• travaux sur le Logiciel Dolibarr qui sont :  – création de commandes (PO) – Création de Facture (SI) – paiement des factures (chèques – virements).
• faire la caisse du jour

Elles ont estimé ce temps à 9 heures par semaine

Thierry a proposé 4 possibilités voire 5 avec leurs avantages et inconvénients afin qu’un choix objectif puisse être réalisé :

                                                         —————————————————

Les propositions :

Il semble que l’épi-centre n’a pas assez de bénévoles pour assurer toutes les tâches liées à l’organisation du magasin. Vous trouverez ci-dessous un début de réflexion sur les avantages et les inconvénients des différentes solutions envisagées

Possibilité 1 :  impliquer de nouveaux bénévoles  dans le fonctionnement de l’épi-centre.

Avantages :  

– modèle économique collaboratif fondé sur du partage de temps sans rémunération, 

– pas de  hiérarchisation des personnes (pas de lien de subordination)

– aucun coût pour l’association

– pas de conflit d’intérêt

Inconvénients :

– difficulté à trouver assez de bénévoles dans notre petit canton- 

– certaines tâches ne peuvent pas être partagées (?)

Solutions possibles : lancer des appels à bénévoles, élargir à d’autres tâches que les permanences l’avantage des 15% de remise sur la majorité des achats.

Possibilité 2 :   ajouter de nouvelles missions au cabinet comptable qui gère actuellement notre association

Avantages : 

– tâches sous-traitées à l’extérieur, pas de hiérarchie à établir

– travail réalisé par des experts

– pas d’inégalité financière entre les bénévoles (tous les bénévoles au même niveau)

– continuité du travail en cas de congés ou d’arrêt maladie (?)

– court temps d’adaptation pour la prise en charge des tâches

– pas de conflit d’intérêt

inconvénients  : 

– en cours de rédaction ?

– transmission des documents 

Un salarié dans l’épi-centre (deux variantes)

possibilité 3a :   l’épi-centre gèrerait un salarié aussi  membre et/ou bénévole de l’association

Avantages : 

– connaissance de l’épi-centre  

Inconvénients : 

–  lien de subordination entre des membres de l’épi-centre et ce salarié

– perte d’horizontalité entre les membres

– réflexion  différenciation  des tâches bénévoles et les tâches sous contrat de travail

–  conflit d’intérêts si le salarié est déjà impliqué dans la gestion de l’épi-centre

– code du travail

– tâches réalisées par des bénévoles pendant les congés ou arrêts maladies du salarié (?)

– certaines tâches de bénévoles sont payées et pas d’autres

Possibilité  3b :   l’épi-centre gèrerait un salarié non investit actuellement dans l’association.

Avantages : 

– pas de conflit d’intérêt

Inconvénients : 

–  lien de subordination entre des membres de l’épi-centre et ce salarié, réflexion à avoir au sujet d’une hiérarchie à établir entre ce salarié et les membres (?)

– temps d’adaptation pour prendre en charge les tâches

– code du travail

– tâches réalisées par des bénévoles pendant les congés ou arrêts maladie du salarié (?)

– certaines tâches de bénévoles sont payées et pas d’autres

***************

Cette question revient suite à la démission du CAC de Dieu-Maï, mais également suite au soutien reçu par l’association de la députée Danièle Hérin, qui appuierait notre démarche (un dossier de subvention de fonctionnement, à déposer avant le 1er mars). Le dossier reste à étudier pour connaître la nature de la subvention allouée, mais il semblerait qu’un emploi à mi-temps pourrait être subventionné à 80%.

Nous ne connaissons pas la durée de cette subvention.

Dans un premier temps, la liste a été faite des tâches gérées par Dieu-Maï :

a) – Vérifier la caisse du jour (impliquant la correction d’éventuelles erreurs faites lors de la permanence)

b) – S’occuper de la facturation des fournisseurs (impliquant le suivi des factures, la gestion des impayés, la relance des fournisseurs, la recherche de paiements…)

c) – S’occuper du rapprochement bancaire (impliquant de détailler sur chaque relevé bancaire la correspondance des chèques, la gestion des avoirs avec Biocash dits LCR…)

d) – Faire le lien avec le comptable de Narbonne (par mail et le rencontrer quand c’est nécessaire)

e) – Faire les dépôts de chèques et espèces à la banque (La poste de St-André), sachant que des contraintes de quotas à déposer existent (pas plus d’une certaine somme par semaine). L’arrivée du paiement par CB à l’épicerie depuis peu limite néanmoins ces précédentes contraintes, puisqu’il y a moins de chèques et de liquides à déposer.

Après avoir discuté comment les tâches pouvaient être réparties, plusieurs personnes se sont proposés :

a ) Alain R – Cathy et Thierry. Proposition de répartition dans le mois : Thierry (deux semaines), Alain R (une semaine), Cathy (une semaine).

Le débat sur l’embauche d’un salarié a ensuite repris. Le système du chèque emploi service associatif semble le plus souple et le plus sûr dans le cas d’une personne salariée. Une fiche de poste claire et précise serait à créer.

Certains (trois personnes) sont pour l’embauche d’une personne pour les tâches pré-citées (voire d’autres au besoin). Les avantages avancés : la position sociale de l’épicerie en créant un emploi localement (même minime), soulager l’équipe des bénévoles, profiter de l’opportunité du soutien de la député pour obtenir une subvention. Les inconvénients : gérer un salarié, 

Certains (deux personnes) sont contre. Les arguments : une incompréhension qui pourrait exister chez les bénévoles concernant une personne salariée pour des tâche qui peuvent être faites par des bénévoles, s’éloigner de la position associative de l’épicerie.

Après discussion, la décision de déposer le dossier pour une subvention a été prise (obtenir des chèques emploi associatifs ou autres… selon les critères du dossier à remplir. Cela reste à étudier) : Dieu-Maï a déjà demandé au comptable les pièces à fournir. Gaëlle va jeter un oeil au dossier pour l’aider.

Myriam (retraitée des services de l’inspection du travail) a proposé de contacter la DIRRECTE* (Etat) pour connaître les possibilités d’emploi pour les associations et obtenir un contact à qui s’adresser.

* (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi)

Fin de la séance à 20h45.

Ouverture du CAC n°18/ 18h40, présents Betty, Cathy, Chantal, Claude, Delphine, Dieu-Mai, François, Rémi, Thierry, Jean-Luc J.

1. Validation CR CAC 17 : validé.
2. Inventaire de fin d’année : RAS
3. Iphone : proposition de le mettre à disposition à l’Epi-Centre mais les usages proposés ne semblent pas pertinents. Proposition de le vendre pour le transformer en budget réutilisable. Proposition de voir chez CashConverter ou BackMarket (235€) pour éviter la gestion de la vente sur leboncoin. Claude se charge de CashConverter.
4. Gaz à l’épicentre : choix de ne pas s’ajouter une charge supplémentaire. Des bouteilles sont en vente à Thézan (Hughes) et au Vival ( St André)

5. Ce qui cloche : 

— réorganiser pour rendre plus visible les rayons afin de limiter les vols. Ce qui est envisagé : séparer l’étagère en deux et la placer perpendiculairement à voir au prochain CAC.Une commission (Delphine, François et Cathy) va faire une proposition au prochain CAC.

— La checklist Claude va faire une proposition Thierry va lui envoyer le fichier. 

— Sur les binômes remettre les # car des membres veulent être avec des personnes “ressources”. Le groupe Adhésions fait ce travail mais les échanges en cours de planning ne permettent pas toujours d’y arriver.

 — Revoir référencement de produits, et mettre à jour les codes barres quand les nouvelles caisses vont arriver. Un cahier est déjà en place à cet effet.

— Mettre en double la lettre de nouvelles par mail + affiché. Garder la zone d’affichage sur le frigo à bière plutôt que multiplier les affichages. 

— Suggestion de mettre les numéros de téléphone derrière le carton permanencier (fiche en T)

— Statuts à repenser ? une commission pourrait les reprendre et faire des propositions. Au prochain CAC sera débuté la relecture progressive des Statuts pour les compléter/reformuler. 

— Ménage : nettoyage de printemps, planifié pour mars. 

— Ordi en libre accès : il y en a un a la Poste, inutile donc à l’épicentre.

6. Résultats de l’enquête post AG

Investissements : 

— “Jet de clef”: M. Saury devait passer cette semaine, mais reprogrammé pour la semaine prochaine. 

— Validation achat caisses avec écrans 17”. 

— Achats Thermomètres de frigo à Carrefour. 

— Delphine parle de système pour présenter les fruits et légumes, cela avait été demandé et validé par la mairie mais la dotation n’a pas eu lieu. 

— Support pour mettre les verres à pied pour les sécher et le même système pour les ranger proposé par Detlef. Le système paraît intéressant. 

— Achat de verre nécessaire.Voir d’abord ce qu’on a en réserve.

— Lave verre ou mini chauffe eau ? Un lave vaisselle jugé inutile et difficile à placer. Choix d’un chauffe eau instantané à placer par la mairie pour avoir un point d’eau chaude. Ca sera demandé en subvention. 

— Detlef va prêter des bacs de recyclage en plastique de chez IKEA pour test. Si c’est validé les bacs seront achetés et Detlef gèrera les bacs ? 

— Mettre des détecteurs de mouvement pour un allumage automatique de la chambre froide. 

— Un miroir ou une caméra pour voir ce qui se passe dans le rayon caché ? D’abord réorganisation des rayons pour améliorer.

— Demande de serpillière plus grande, un système plat pliable ainsi qu’un grand balais. 

— Changer les paillassons ( à demander à la mairie)..   

Gros investissement : point reporté au prochain CAC.

“Hors points du jour : 

— Rencontre avec la député: Intervention de Jean-Luc Jalabert, la député a précisé qu’avant il y avait une enveloppe parlementaire redistribuable par les députés, qui a été supprimée. A la place il y a un fond à distribuer aux associations essentiellement pour couvrir des frais de fonctionnement géré par la préfecture.. Il est donc possible de déposer une demande de subvention sur ce fond de solidarité. La député serait consultée et pourrait appuyer la candidature de l’Epi-Centre. Un emploi à mi temps pourrait être finançable. “Fond de développement associatif” un dossier de demande sera bientôt disponible. A surveiller sur le site”. François, Delphine et Cathy ont rencontré la députée pour cette raison. Ils feront une veille sur le site pour savoir quand les dossiers doivent être déposés. 

CAC n°17 du 7 novembre 2019

Point 1 : Changement de fournisseur de pain 

Proposition: Abandon des pains de St-André pour ceux de Bizanet.

La marge de l’épicentre sera plus faible (10% au lieu de 25% pour le pain et de 20% pour les viennoiseries) mais le pain de Bizanet a la réputation d’être meilleur.

Le boulanger s’engage à livrer tous les jours où l’épicentre vend du pain.

Cathy propose d’essayer de faire un test en panachant les deux boulangeries en attendant la fermeture définitive de celle de St-André, à condition d’aller chercher le pain nous-même à Bizanet en plus de St-André, tout en refusant de faire ces trajets elle-même. Sur ce, vif refus de cette idée de la part de Chantal, Delphine, Maria-Elena et Diêu-Mai, permanencières effectuant actuellement les livraisons de pain depuis 1 an et demi, livraisons devenues très pesantes à la longue.

La proposition de changement de boulangerie est donc actée, il est prévu de régulariser tout cela avec les deux boulangers de façon à clore le partenariat avec St-André dès le dimanche 10 novembre et de commencer celui avec Bizanet le mardi 12 novembre.

Point 2 : Référents des groupes et élection du représentant légal.

Adhérents : Claude Bonamy

Produits secs : Delphine Denis

Producteurs : Chantal Michot

Communication : Thierry Chevalier

Bricolage : Diêu-Mai Nguyên Khoa

Caisse : Catherine Gros

Evènements : Maria-Elena Spanu (doit partir quelques mois, cherche un second pour la durée de son absence)

Nouveaux groupes :

• Qualité des produits : François Dubreuilh. La réunion pour élire le référent de ce groupe a été faite uniquement avec Cathy et François + Jérémy qui l’a appris par hasard le jour-même, ce que déplorent Delphine, Thierry, Rémi et Chantal qui voulaient y participer mais qui n’ont pas été informés. Cathy souligne le fait que d’autres groupes ont fait des réunions sans en informer les intéressés…
• Solidarité : possiblement Jérémy Vincent, mais décision en attente.

Personne n’a postulé pour être le représentant légal de l’épi-centre, Thierry Chevalier rempile donc pour 2019-2020.

Point 3 : Qui casse paye : ce n’est  pas une bonne idée car ça pénalise les bénévoles ce principe validé à la création de L’épi-centre est  donc supprimé. 

Point 4 : Marché des créateurs 

Le marché des créateurs ayant lieu les 30 novembre et 1er décembre organisé

conjointement par l’épicentre et l’association Mélusine est acté.

Delphine expose un projet (réfléchi 3 ou  4 membres) de tombola pour gagner l’Iphone 8, cadeau du grossiste Agidra à l’épicentre, lors de ce marché. Elle explique que cette tombola, réservée aux adhérents, ferait non seulement venir du monde au marché mais ramènerait de nouveaux adhérents à l’épicentre. L’argent gagné par cette tombola serait investit dans les projets de l’épicentre.

Rémi soulève le fait que le IPhone n’est pas en accord avec l’image de l’épicentre et propose qu’il soit vendu à l’épicentre au lieu d’être gagné dans une tombola. Delphine et Diêu-Mai ne voient pas l’épicentre mettre un Iphone en vente.

Cathy propose qu’il soit donné à un permanencier par tirage au sort plutôt que gagné dans une tombola, puisqu’il a été donné gratuitement à l’épicentre.

Jérémy propose de le mettre en lot lors d’un loto mais personne ne se propose pour l’organisation de ce loto.

Delphine propose alors de le donner à Chantal ou à Diêu-Mai qui ont fait les démarches pour obtenir ce lot auprès d’Agidra, mais Chantal n’en veut pas. Delphine propose alors de voter soit pour le donner à Diêu-Mai, soit pour faire la tombola lors du marché des créateurs. La tombola est majoritaire, mais le sujet est reporté au prochain CAC.

Point 5 : Tâches décidées en AG – échéancier des tâches :

• changement de machine : test des raspberry mais pas assez puissant, voir pour des ordinateurs tactiles. Claude propose de tester son ordinateur.
• Dispositif pour dépôt des clefs : choix du système de jet de clef pour 200€-150€.
• Gaelle a demandé de passer le vin en achat et plus en dépôt vente. La trésorerie le permet, donc c’est acté le vin sera acheté.
• Achat d’un lave verre : François indique que le lave vaisselle est énergivore. Maria Eléna est pour au moins l’eau chaude. Problème de la place où mettre cet appareil. Vote sur l’achat d’un lave verre d’occasion. Au vu du retour du sondage, si on a l’argent on investi. Jérémy propose un chauffe eau instantané. Proposition d’étudier la faisabilité. Pas de décision actée.
• Achat de deux thermomètre pour les frigos avec min/max. En regardant qu’il soit compatible avec l’alimentaire.
• Ticket de caisse : achat d’une imprimante pour ticket et impression du ticket uniquement à la demande.

Autres propositions :

• aménagement d’une terrasse : demande à la mairie, la future équipe municipale pourra étudier la question mais les échéances électorales ne le permettent pas.
• lecture des propositions en vu du prochain CAC.

Alain soulève le problème de l’absence de lumière dans la chambre froide. A réparer. 

Point 6 : pas de boissons offerte au permanenciers,

CAC 16 du 13 juin 18h30 à L’épi-centre

Présents : Dieu-Mai; Cathy, Delphine; Jéremmy; Thierry

– point 1 : Faciliter la gestion des producteurs (achats de certaine articles pour mettre fin à certains dépôts ventes, exemple : produits de Chloé)

les produits qui se vendent bien du producteur Petits pains de Chloé seront achetés par l’épi-centre et ne seront donc plus en Dépôt-vente, 

à l’exception des produits aux dates courtes – Affiner le choix des produits  à acheter avec Violette qui gère ce producteur.

Le but étant de faciliter la gestion sans prendre de risque de pertes.

– point 2  : bilan du rendez-vous avec l’expert comptable (devis pour déléguer des tâches au cabinet) et point sur les différentes possibilités évoquées au CAC 15.

CR entrevue expert comptable :

Explication du bilan et proposition de faire un compte rendu à lire lors de l’AG si elle ne peut pas être présente.

– Proposition de Marlène, l’expert comptable propose que nous n’enregistrions plus les factures en passant par les PO , SI, …. (plus aucune saisie, ni BL, ni SI, ni factures).

– Devis fait par le cabinet de l’expert comptable :

“Voici les deux possibilités :

 – Saisie de la banque et des achats par Cerfrance : 750€ ht annuel soit 900€ttc

 – Scan des factures d’achat par vos soins (avec un retraitement à faire sur notre logiciel sur internet) : 500€ ht annuel soit 600€ ttc

Il y a également possibilité de nous louer un scan pour 12€ ttc par mois

Ceci permettrait d’alléger un peu certains bénévoles”  (temps estimé à 5 heures/semaine)

A la question, sommes nous obligés de rentrer les adhérents dans Dolibarr ? non, vous pouvez faire une liste excel mais c’est quand même mieux de tout centraliser (propos de Marlène).

La proposition de Marlène très économique par rapport au quart temps d’un salarié nous fait choisir cette solution à l’unanimité.

L’idée d’employer quelqu’un à l’épi-centre reste un sujet qui divise.

– point  3 : fonctionnement groupe producteur/caisses et changements envisageables.

Discussion reportée. A discuter entre groupes Caisse et groupe Producteurs.

– point 4  : Attribution des bénéfices

Hellocash alternative à Dolibarr

Carte bancaire

Mission expert comptable

Baisser notre marge de 20 à 15% (peut-être 16 ou 17%, à voir en fonction de notre budget) et bien sûr la remise des MA en conséquence.

Cela permettrait de proposer plus de produits de qualité et par là même de réduire la quantité de produits bas de gamme. Le coût aurait été d’environ 4000€ en 2018.

– point 5 : Les questions diverses pour l’AG reçus avant le 10/06 :

————————————————————-questions diverses ——————–

– Fermeture 1 jour/semaine pour ne pas solliciter trop les

permanenciers, et parce que certains jour on ne voit pas grand monde

quand même.

– Le paiement par CB c’est pour quand ?

– Pourrait on avoir un congélateur vitrine en plus pour les glaces l’été ?

– Peut on installer une fente avec une boîte aux lettres sécurisée sur la

porte de derrière pour y déposer la clef en partant en fin de service

pour éviter les problèmes de clef ?

– Mise en place d’une adhésion famille ? c’est mieux que gratuit pour

les mineurs comme ça on inscrit tout le monde.

– Peut-on vendre des produits transformés par un membre de L’épi-centre (exemple de produit : tiramisu réalisé avec des produits de l’épicerie)

– Peut-on investir dans une enceinte du type https://www.dailymusic.fr/enceinte-amplifiee/19794-boomtonedj-ms15a-mp3.html avec trépied ?

CAC15 du 23 mai 2019 18h30 à l’épicentre

début : 18h45, fin 20h15

L’ordre du jour :

point 1 : les frais de déplacements, encore !

point 2 : Réflexion autour des solutions sur la répartitions des tâches éventuellement déléguées et rémunérées.

Point 3 : terminal de paiement et carte bancaire, quels choix ?  (voir ci-dessous recherches rapides sur différents offres)

point 4 : L’AG du 15 juin – bilan à présenter, heure ? apéro offert ? etc… 

Présent.e.s : Jéremmy, Violette, Cathy, Dieu Mai, Thierry, Delphine.

point 1 : les frais de déplacements, encore !

finalement, nous adoptons ce qui avait été validé au CAC 10, c’est à dire un remboursement des frais kilométrique basés sur un moteur 4 chevaux pour les trajets visant à fournir l’épi-centre + déplacement banque:

Le kilométrage est calculé selon Mappy au départ de l’Epi-Centre.

Le remboursement des frais de trajets pour fourniture ayant un caractère exceptionnel seront sujets à discussion préalable.

point 2 : Réflexion autour des solutions sur la répartitions des tâches éventuellement déléguées et rémunérées.

Delphine et Dieu Mai ont fait une liste des tâches qui seraient à déléguer :

• travaux sur le Logiciel Dolibarr qui sont :  – création de commandes (PO) – Création de Facture (SI) – paiement des factures (chèques – virements).
• faire la caisse du jour

Elles ont estimé ce temps à 9 heures par semaine

Thierry a proposé 4 possibilités voire 5 avec leurs avantages et inconvénients afin qu’un choix objectif puisse être réalisé :

                                                         —————————————————

Les propositions :

Il semble que l’épi-centre n’a pas assez de bénévoles pour assurer toutes les tâches liées à l’organisation du magasin. Vous trouverez ci-dessous un début de réflexion sur les avantages et les inconvénients des différentes solutions envisagées

Possibilité 1 :  impliquer de nouveaux bénévoles  dans le fonctionnement de l’épi-centre.

Avantages :  

– modèle économique collaboratif fondé sur du partage de temps sans rémunération, 

– pas de  hiérarchisation des personnes (pas de lien de subordination)

– aucun coût pour l’association

– pas de conflit d’intérêt

Inconvénients :

– difficulté à trouver assez de bénévoles dans notre petit canton- 

– certaines tâches ne peuvent pas être partagées (?)

Solutions possibles : lancer des appels à bénévoles, élargir à d’autres tâches que les permanences l’avantage des 15% de remise sur la majorité des achats.

Possibilité 2 :   ajouter de nouvelles missions au cabinet comptable qui gère actuellement notre association

Avantages : 

– tâches sous-traitées à l’extérieur, pas de hiérarchie à établir

– travail réalisé par des experts

– pas d’inégalité financière entre les bénévoles (tous les bénévoles au même niveau)

– continuité du travail en cas de congés ou d’arrêt maladie (?)

– court temps d’adaptation pour la prise en charge des tâches

– pas de conflit d’intérêt

inconvénients  : 

– en cours de rédaction ?

– transmission des documents 

Un salarié dans l’épi-centre (deux variantes)

possibilité 3a :   l’épi-centre gèrerait un salarié aussi  membre et/ou bénévole de l’association

Avantages : 

– connaissance de l’épi-centre  

Inconvénients : 

–  lien de subordination entre des membres de l’épi-centre et ce salarié

– perte d’horizontalité entre les membres (?)

– réflexion  différenciation  des tâches bénévoles et les tâches sous contrat de travail

–  conflit d’intérêts si le salarié est déjà impliqué dans la gestion de l’épi-centre

– code du travail

– tâches réalisées par des bénévoles pendant les congés ou arrêts maladies du salarié (?)

– certaines tâches de bénévoles sont payées et pas d’autres

Possibilité  3b :   l’épi-centre gèrerait un salarié non investit actuellement dans l’association.

Avantages : 

– pas de conflit d’intérêt

Inconvénients : 

–  lien de subordination entre des membres de l’épi-centre et ce salarié, réflexion à avoir au sujet d’une hiérarchie à établir entre ce salarié et les membres (?)

– temps d’adaptation pour prendre en charge les tâches

– code du travail

– tâches réalisées par des bénévoles pendant les congés ou arrêts maladie du salarié (?)

– certaines tâches de bénévoles sont payées et pas d’autres

                                                                   ———————————-

point 3 : terminal de paiement et carte bancaire, quels choix ?  (voir ci-dessous recherches rapides sur différents offres)

En cours de rédaction

Banque Postale : 

• abonnement du terminal = 14,70€HT/mois avec un engagement sur 48 mois, 
• frais de transaction = 0,62% avec un minimum de 5cts.

Possibilité de mettre la commission de 5cts à la charge de l’utilisateur de CB sur Dolibarr.

point 4 : L’AG du 15 juin – bilan à présenter, heure ? apéro offert ? etc… 

Heure : 18h30

Apéritif offert par l’épi-centre puis repas partagé

Affectation du résultat :

Amélioration du module point de vente de Dolibarr (devis de 1200€ TTC)

Terminal de paiement (carte de paiement)

Lave verres

Salarié ou tâches supplémentaires au cabinet d’expert comptable

ordre du jour de l’AG :

– Approbation du rapport moral ;

– Approbation du rapport financier et approbation des comptes de l’exercice clos le 31/12/2018 ;

– Affectation du résultat ;

– Fixation du montant de l’adhésion annuelle et mensuelle 2019- 2020 et proposition de fonctionner en année civile ;  – Recomposition des groupes de travail, (La liste se trouve en bas de cette convocation) ;

– Création de nouveaux groupes, 

– Questions diverses.

CAC14 du 9 mai 2019 18h30 à l’épicentre

début : 18h45, fin 20h30

L’ordre du jour :

point 1 : Les cotisations et la date de validité en attendant l’AG

point 2 : Goûter/Thé/Tisane ou Apéritif  après le déballage des palettes grossistes ?

point 3: Salarié ou non, quel choix faire ?

point 4 : Responsables de groupes : quels renouvellements à prévoir.

point 5 : Préparation de l’AG.

Présent.e.s : Jéremmy, Violette, Cathy, Dieu Mai, Thierry, Delphine.

Invité.e.s: Gaëlle, Jean Luc

Point 1 : Les cotisations et la date de validité en attendant l’AG

La date de fin de l’adhésion annuelle 2018-2019 qui était le 10 mai 2019 est reportée à la date de l’AG (à définir, à priori fin mai – début juin).

Pendant cette période du 10 mai 2019 au lendemain de l’AG, l’adhésion des membres passagers sera gratuite. Leurs noms et coordonnées seront toutefois enregistrés sur un cahier prévu à cet effet pour valider leur adhésion.

point 2 : Goûter/Thé/Tisane ou Apéritif  après le déballage des palettes grossistes ?

il a été décidé d’offrir un goûter ou un apéritif (boisson, biscuits/chips) aux groupes d’adhérents se réunissant pour déballer les palettes, se réunissant au sein des groupes de travail ou en Conseil d’Administration Collégiale . Le montant total ne doit pas dépasser 3€/personne. Les boissons et biscuits seront notés avec précision sur une fiche à ranger dans l’onglet facture.

point 3: Salarié ou non, quel choix faire ?

Delphine a souhaité que ce point soit examiné : l’Epi-Centre fonctionne bien mais lui paraît fragile. Il n’y a pas assez de personnes pour faire les tâches administratives et de secrétariat. Pour elle la survie de l’association est liée à l’embauche d’un.e salarié.e, pour décharger certain.e.s qui ont effectués ces tâches jusqu’à présent.

Les questions et remarques : 

D’autres associations fonctionnent avec bénévoles et salariés comme les Calandrettes, la MJC de Lézignan…Dans ces deux cas il s’agit de professionnels qui effectuent des tâches que les bénévoles ne peuvent pas effectuer.

Définition claire des tâches à effectuer et pas de tâches effectuées en même temps par des bénévoles.

Avons-nous les moyens financiers (à voir avec notre cabinet comptable) ?

Nous devons trouver une personne compétente.

Quel statut et combien d’heures de travail pour cet employé (salarié, chèque emploi, auto-entrepreneur …).

Autre possibilité : Sous traitance de tâches et mission plus importante pour le cabinet comptable.

Thierry et Cathy s’inquiètent d’une dérive vers une gestion classique de l’épicerie, en s’éloignant du bénévolat.

Dieu Mai indique que les tâches qu’elle effectue sont particulièrement pesantes, Delphine et Violette indiquent que les tâches de facturation à saisir dans Dolibarr le sont aussi…

point 4 : Responsables de groupes : quels renouvellements à prévoir.

• Reconstitution des groupes durant l’AG
• Après l’AG réunion des groupes, choix des représentants
• Puis choix du responsable légal de l’association parmi les représentants des groupes

Point 5 : Préparation de l’AG.

• choix de la date du 7 juin

CAC13 du 18 avril 2019  à l’épicentre

Membres du CAC  présents : Dieu Mai Nguyen Khoa, Delphine Denis, Thierry Chevalier  et  Jeremmy Vincent.

Absents : Violette VINCENT et Catherine GROS

Début : 18h15

1 – Remboursement des frais de déplacements, rétroactivité, marche à suivre et tarifs pour le remboursement

2 – Modifications de Dolibarr, améliorations possibles et coût

3 – préparation de l’AG de mai

4 – Le système d’adhésion pour les prochains mois et jusqu’à mai 2020

Point  1 – Remboursement des frais de déplacements, rétroactivité, marche à suivre et tarifs pour le remboursement

Décision de rembourser les déplacements sur la base de la grille des impôts 2018.

(ex. pour un véhicule 5cv remboursement kilométrique de 0,54€)

Ces frais kilométriques remboursables sur justificatifs concernant les trajets réguliers visant à fournir l’épi-centre, à l’exclusion :

• des péages
• des frais de stationnement
• des frais de trajets des bénévoles liés aux permanences.

Le kilométrage est calculé selon Mappy au départ de l’Epi-Centre.

Le remboursement des frais de trajets pour fourniture ayant un caractère exceptionnel seront sujets à discussion préalable.

Point 2 – Modifications de Dolibarr, améliorations possible et coût

 A réfléchir pendant l’AG (prévoir des propositions Odoo et Dolibarr)

Thierry installe Odoo sur un ordinateur et Delphine va faire des tests dessus.

Thierry se charge de chercher un hébergeur pour Odoo et de faire faire un devis pour les modifications de Dolibarr.

Point 3 – Préparation de l’AG en mai

• Etat des lieux. Rapport moral
• Comptes 2018. Rapport financier (venue de Marlène ?)
• Affectation des résultats.
• Fixation des cotisations
• Renouvellement des membres du CAC
• Questions diverses

Point 4 – Le système d’adhésion pour les prochains mois et jusqu’à mai 2020

 3 propositions:

• ne rien changer
• continuer tel quel mais rendre l’adhésion aux mineurs gratuite
• passer à 6 euros l’année c’est à dire 1€ pour 2 mois

décision de passer à l’année civile c’est à dire de janvier à janvier, proposer une adhésion au prorata de mai à décembre en fonction du choix  voté à l’assemblée générale

CAC12 du 17 janvier 2019 à l’épicentre

Membres du CAC  présents : Dieu Mai Nguyen Khoa, Delphine Denis, Catherine Gros,  Thierry Chevalier, Violette Vincent et  Jeremmy Vincent.

Absent : Nicholas FINCH qui  a indiqué par mail qu’il démissionne du CAC au 15/01/2019.

“Invités” : Maria-Elena et Alain R

———————————————————————————–

Ordre du jour :

point 1 : les actions concernant l’organisation de l’épi-centre

point 2 : compte rendu réunion comptable du 6/12

point 3 : réunion des permanenciers

point 4 :  exposition vente des créateurs de Montseret dans l’épi-centre le week-end du 26-27 janvier

point 5 :  dons pour le loto des écoles de Saint André de Roquelongue du 3 février 2019

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point 1 : les actions concernant l’organisation de l’épi-centre : 

– Pour la question des prises de décision, un document de la “chouette coop” présenté par Delphine semble intéressant à suivre

4 types de décisions :

1/ Décisions opérationnelles = concernent un groupe de travail sur des actions à mener.

  Pour repérer ces décisions, il paraît important de définir le rôle et les limites de chaque groupe, leurs obligations et leur but qui ne sont pas très clairs pour l’instant.

2/ Décisions globales = décisions qui impactent le projet, sa direction ou son éthique. Elles doivent être prises au CAC.

  Les décisions appartenant à cette catégorie sont liées au statuts, à la charte et au règlement. Il faut avancer sur ces documents.. Delphine et Cathy prépareront la charte et la mise à jour du règlement. 

3/ Décisions collégiales = décisions opérationnelles qui nécessite une vision globale qui après travail d’un groupe de travail est présentée à tous les membres et validée par vote au sein d’une assemblée générale.

  La définition semble assez claire.

4/ Décisions individuelles = décisions (de préférence prises à deux ou trois)  facilement réversibles qui permettent à chacun.e de s’investir à sa manière, de s’approprier le lieu et de ne pas être écrasé par la lourdeur des processus de décision collégiale.

  Définition acceptée  Elles doivent pouvoir être prises par au minimum les membres actifs ou actives, permanencier.e.s ou pas. Donc, information à diffuser au minimum auprès des permanencier.e.s. 

  La priorité est donc de définir le travail dévolu à chaque groupe, d’avancer sur la Charte et la mise à jour du règlement.

 Une installation test est faîte (facilement réversible). 

 Le projet est validé ou non par la communauté.

– Il est proposé de mener une réflexion sur la composition du CAC et d’en débattre dans un prochain CAC. Est-ce judicieux que les membres du CAC soient les représentant.e.s des groupes de travail ?

point 2 : CR RDV cabinet comptable du 06/12/2018

– Le contrat préparé par le cabinet comptable (CERFRANCE, NARBONNE) a été signé par Diêu-Mai (Pour Ordre de Thierry) après lecture experte de Sandrine. Le document est archivé chez Diêu-Mai et rejoindra le classeur des “documents à présenter” à l’épicentre dans les plus brefs délais.

– La remise de 15% peut être maintenue car ce pourcentage est peu significatif, peu importe le nombre de permanences / MA.

– L’AG doit se tenir environ 6 mois après la date de clôture.

– 31/12/2018 : établir le stock physique chiffré au prix d’achat. 

– 30/04/2019 : bilan + dossier IS ( Impôt sur les Sociétés) (exonéré car Montséret dans ZRR =Zone de Revitalisation Rurale).

La TVA n’étant pas due, elle n’aurait pas dû être perçue. Pour le montant de TVA perçu et mentionné sur les factures: risque pénalité de 10% du montant de ces factures + rendre la TVA perçue.

– Si nous dépassons les 38000€ de bénéfices nous serons soumis à l’IS (= 15% des bénéfices). Les investissements sont enlevés des Bénéfices.

– Le chiffre d’affaire maxi pour ne pas être soumis à la TVA est de 82300€. Il nous a été conseillé de ne pas tout faire pour être non-assujettis à la TVA dans le futur, ce procédé mettant un frein à notre aventure. Si nous devons l’être un jour, ce ne sera qu’une formalité et on reversera juste la TVA que l’on aura perçue.

Les questions à poser à Luiza (conseillère d’entreprise) ou Marlène (expert comptable) viendront avec le temps et la pratique. Il a été convenu que Sandrine et Diêu-Mai les récolteront; soit elles pourront y répondre, soit elles leur transmettront..

Réfléchir aux conseils que l’on pourrait demander

Le module de comptabilité n’est pas encore actif sur Dolibarr car Sandrine et Marlène doivent le paramétrer. Suite à cela Sandrine échangera directement avec les gérants de Dolibarr dans la langue des comptables, si besoin est.

Une fois que ce module sera actif, seules Sandrine, Marlène et Diêu-Mai y auront accès dans un premier temps, pour limiter le risque d’erreurs.

point 3 : réunion des permanenciers

La date choisie est le samedi 16 février à 18h30 (c’est validé avec la mairie) sous la forme de réunion/pot/auberge espagnole.

une réunion préparatoire se déroulera le jeudi 14 à 18h30 à l’épi-centre

il a été décidé d’envoyer ce questionnaire (questions en orange annulées)

il a été décidé que le questionnaire serait anonyme 

qu’il serait demandé d’y répondre dans les 10 jours de manière à avoir le temps d’analyser les réponse et préparer la réunion qui a pour but l’expression de chacun.e.s.

questionnaire pour tous les adhérents

êtes vous satisfaits

des horaires d’ouverture?

   oui/non

   propositions pour faire mieux

de votre temps d’attente lors de votre passage en caisse

  oui/non

  propositions pour faire mieux

de la clarté des informations

  oui/non

    propositions pour faire mieux

de l’Agencement des espaces

   oui/non

   propositions pour faire mieux

de la qualité des produits

   oui/non

   propositions pour faire mieux

Accueil/Ambiance générale

   oui/non

   propositions pour faire mieux

quels avantages trouvez vous à faire vos achats à l’Epi Centre ?

Souhaitez vous vous engager davantage dans la gestion de l’Epi Centre ?

Si oui, dans quel domaine pouvez vous apporter votre aide ?

Quelle(s) remarque(s)  entendez vous  dans le village qu’il nous faudrait écouter pour nous améliorer ?

après clôture des comptes et s’il y a suffisamment d’argent sur le compte, nous aurons à réfléchir sur les investissements que nous aimerions faire

lesquels privilégierez vous?

CB

vrac

salarié pour faire  le travail administratif

autre…

questionnaire pour les permanences

Quelle est votre motivation principale pour être permanencier.e à l’Epi-Centre ?

Utilisez vous plutôt le planning en ligne ou celui de l’épicerie ?

Trouvez-vous les fiches adhérent.e.s simples à remplir ?

   oui/non

   vos propositions pour les améliorer

Quelles sont les principales difficultés que vous rencontrez lors de vos permanences ?

    vos propositions pour les diminuer

Si une amélioration de Dolibar pouvait être faite pour limiter les erreurs, que suggèreriez vous comme modification ?

L’organisation actuelle de l’espace Caisse/bar vous semble t-il optimal ?

   oui/non

   vos propositions pour les améliorer

Souhaiteriez vous être plus souvent consultés pour les décisions (changements) qui concernent directement le déroulement des permanences ?

   oui/non 

Avez vous d’autres remarques ou suggestions qui nous aiderait à faciliter nos permanence à l’épi-centre?

il a été décidé de créer un cahier dolibarr pour que les permanenciers puissent y noter les erreure ou les difficultées rencontrées

point 4 :  exposition vente des créateurs de Montseret dans l’épi-centre le week-end du 26-27 janvier

En parallèle du Festival de Théâtre, une exposition-vente des Créateurs de Montséret se tiendra à l’épi-centre le samedi 26 janvier après-midi et le dimanche 27 janvier toute la journée.. A charge aux créateurs de faire leur mise en place sans gêner le fonctionnement de l’épi-centre et de tenir ces permanences exceptionnelles. 

Les exposants membres du CAC n’ont pas participé à la décision finale, pour éviter tout soupçon de conflit d’intérêt.

point 5 :  dons pour le loto des écoles de Saint André de Roquelongue du 3 février 2019

 Aucune décision n’a été prise

CAC 11 du 20 décembre 2018 à 18h30 à l’épi-centre 

Membres du CAC  présents : Dieu Mai Nguyen Khoa, Delphine Denis, Catherine Gros,  Thierry Chevalier, Nicholas Finch, Violette Vincent, Jeremmy Vincent.

 18h35 : Une réunion des membres du CAC sur un point hors ordre du jour se déroule.

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Catherine Gros part avant le début du CAC11.

Début du CAC 19h27

Ordre du jour :

point 1 : réflexion sur le type de rédaction des CR du CAC

point 2 : les actions concernant l’organisation de l’épi-centre

point 3 : compte rendu réunion comptable du 6/12

point 4 : réunion des permanenciers

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Point 1 : réflexion sur le type de rédaction des CR du CAC

les membres du CAC présents valident la nouvelle façon de rédiger le compte rendu du CAC :

chaque membre volontaire prend des notes sur l’un des points qu’il veut bien suivre et lit à haute voix son compte rendu à la fin de la discussion du point à l’ordre du jour.

Les autres membres valident ou modifient (si nécessaire) le compte rendu

Celui ci ne peut plus être modifié ensuite et sera retranscrit sur notre espace de comptes rendus dans les jours suivant la réunion.

Point 2 : les actions concernant l’organisation de l’épi-centre

Proposition de laisser les membres de l’association réaliser des initiatives personnelles tant qu’elles sont de bons sens et non irréversibles.

Opposition forte d’un membre du CAC sans pour autant proposer d’alternatives.

Point 2 en suspend, points 3 et 4 pas abordés

Fin du CAC à 20h25

CAC 10 du 22 novembre 2018 à 18h30 à l’épi-centre 

Membres du CAC  présents : Dieu Mai, Delphine, Violette et Thierry  (Jeremmy représenté par Violette)

Invitée Claude bonamy

Début du CAC 18h45

Point 1 : réunion permanenciers 

Décision de faire une réunion pour tous les adhérents et ou permanenciers, la date du vendredi 11 janvier a été proposée. Lors de cette réunion, il y aura une présentation des comptes et discussions suite au questionnaire préparé par Cathy.

Claude se propose de faire un diaporama.

Point 2 : TVA – URSSAF – étude des devis comptables et choix du comptable 

Le devis de l’expert comptable est validé ainsi que le devis aide et accompagnement

Dieu-Mai s’occupe de prévenir l’expert comptable

L’association ne serait pas  assujetti à la TVA pour l’année civile 2018.

Tolérance de l’URSSAF par rapport aux permanenciers.

Point 3 : clé – coffre – caisse du jour

Il a été décidé de donner le code du coffre à ceux qui viennent recompter la caisse le soir et leur laisser une clé à disposition en fonction d’un planning à établir.

Point 4 : remboursement frais de déplacement – formation ruche associative

Il a été décidé de rembourser les frais kilométriques sur une base de voiture 4 chevaux selon l’indice de référence des impôts et une “formation ruche associative”, rétCes frais kilométriques remboursables sur justificatifs concernant les trajets réguliers visant à fournir roactivement si les comptes le permettent et selon les futurs conseils du cabinet comptable.

l’épi-centre, à l’exclusion :

• des péages
• des frais de stationnement
• des frais de trajets des bénévoles liés aux permanences.

Le kilométrage est calculé selon Mappy au départ de l’Epi-Centre.

Le remboursement des frais de trajets pour fourniture ayant un caractère exceptionnel seront sujets à discussion préalable.

Point 5  : 0 déchet

discussion reportée.

Fin du CAC 19h55

CAC 9 du 11 octobre 2018 à 18h30 à l’épi-centre 

Membres du CAC  présents : Dieu Mai Nguyen Khoa, Delphine Denis, Catherine Gros et Thierry Chevalier

Invités présents :  Murielle Ribere, Nicholas Finch,

Absents: Violette Vincent,  Jeremmy Vincent 

Démission du CAC : Chantal MICHOT

Ordre du jour:

1/ les membres représentants des groupes qui rejoignent le CAC  (position de Nicholas Finch et Murielle Ribere)

2/ Petit rapport de la réunion groupe caisse pour les membres du CAC

3/ Recherche de comptable (premier rdv)

4/ Bilan sur l’inventaire des 23 et 24 septembre

5/ Fusion du groupe bar avec celui des producteurs/commandes

6/ La transparence et les statuts

7/ Divers

1/ Suite au contact avec “la ruche associative”(CR ci-dessous) qui a permis d’éclaircir l’article des statuts discuté à la précédente réunion du CAC, Nicholas Finch intégrera le CAC. Murielle Ribere ne souhaite pas en faire partie.

2/ Résumé de la réunion du groupe caisse par Diêu-Mai qui :

A présenté les chiffres du chiffre d’affaires et des achats arrêtés au 2 octobre 2018 (les jours de mai ne sont  pas inclus, Dolibarr n’étant pas au point à cette période).

A présenté ce qu’elle faisait :

• caisse : vérification pochette coffre – écritures bancaires – recherche des corrections des erreurs – enregistrement des bons d’achat utilisés dans un  tableau
• vérification des bons de livraison avec factures
• paiement des factures / chèque ou / virement bancaire
• dépôt d’argent et chèques en banque.

A partagé des tâches :

• caisse du jour : Claude, Elise et Romain
• réflexion, recherche pour limiter les erreurs de caisse : Claude, Diêu-Mai
• récapitulatif des pertes : Alain
• récapitulatif des consommations internes : Claude
• récapitulatif des consommations du bar, des dons et des adhésions : Romain
• vérification des bons de livraison avec factures : groupe des producteurs / commandes
• recherche d’infos sur DLA : Delphine
• calcul du prix de revient des boissons alcoolisées : Delphine, Claude
• concordance des erreurs de caisse avec le tableau de l’inventaire : Delphine, Claude, Diêu-Mai + groupe producteurs / commandes
• élaboration d’un module de caisse plus simple : Delphine, Diêu-Mai, Thierry
• coach des permanencier.e.s : Diêu-Mai, Delphine
• rendez-vous avec deuxième comptable : Cathy
• préparation d’une réunion avec tous les membres actifs : Diêu-Mai, Claude, Delphine, Thierry, Romain

3/ Delphine, Dieu Mai et Thierry ont eu une entrevue avec un cabinet comptable sur Narbonne qui doit faire un devis pour assister, accompagner les actions de l’épi-centre. La comptable a été de bons conseils et consulte des spécialistes. Nous attendons des réponses sur les points : remises  sur certains produits, TVA, etc… 

De son côté, comme convenu lors de la dernière réunion du groupe caisse, Catherine a contacté Marilyne (comptable, notamment d’associations) qui lui a indiqué que les erreurs de caisse (inévitables) peuvent être indiquées dans “Compte divers”. Dieu Mai indique qu’un tel compte n’a pas encore été créé et ajoute que ces erreurs de caisse seront en partie corrigées dans le tableau de l’inventaire effectué les 23 et 24 septembre, ces erreurs devant absolument être limitées.

Catherine recontactera Marilyne pour chercher un cabinet d’expert comptable “spécialisé” dans la gestion des associations.

4/ Travail fastidieux où chaque membre des groupes produits et commandes ont inventorié les produits. De nombreuses erreurs ont été répertoriées. Certaines stratégies pour pallier à ces erreurs se mettent en place petit à petit :

• pour les produits : libellés plus clairs, recherche des produits en caisse par codes barre, déconnection de certains produits hors vente…
• pour les permanenciers : importance de valider chaque facture, d’être attentif aux produits vendus (ex : ne pas vendre des conserves de tomate à la place des tomates fraîches au poids)…

5/ Fusion du groupe bar avec celui des producteurs/commandes acté.

6/ Thierry indique que la transparence est totale car tous les documents comptables et autres sont consultables au moins à l’épicerie. Nicholas Finch demande à ce qu’ils le soient également sur le site internet de l’Epi-Centre. Ca sera fait dès que possible. Delphine Denis souhaiterait que le document comptable présenté par le groupe caisse mettant en relief les erreurs de caisse soit transmis ou au moins présenté aux permanencier.e.s. Ce sera probablement le cas lors de la prochaine réunion Permanencier.e.s.

Cette transparence est effective et en accord avec les statuts.

7/ Divers (hors ordre du jour)

Il est demandé à un membre de ne pas enregistrer la réunion, car cela gêne plusieurs personnes, celui ci accepte après avoir tenté de justifier cet enregistrement. 

—

Murielle pensait qu’il était important que tous les membres du C.A.C. soient

présents si possible, et Nicholas ajouté qu’une page de choix sur Internet

(doodle) devait être mise en place au moins une semaine ou deux auparavant, ceci

pour nous donner le temps de décider du jour, de l’heure et de parler à nos

groupes respectifs. cela a été accepté et Dieumai a demandé à Thierry de le

mettre en place, ce qu’il a accepté de faire.

—

Nous avions parlé d’action individuelle et de décision de groupe, Dieu Mai et

Thierry pensaient que l’action individuelle permettait de faire avancer les

choses, mais Nicholas a fait remarquer que l’action individuelle n’était pas

mentionnée nulle part dans les statuts, et que s’il y avait une action

individuelle, elle devrait l’être accepté par le groupe concerné par la suite,

ou défait. aucune véritable décision n’a été prise, et il a été décidé de

continuer à la prochaine réunion du CAC

—

Préparation réunion d’information permanencier.e.s. Elle aura lieu un mardi à

20h30 au foyer de Montséret.

—

Organisation de l’espace Caisse/Bar.

—

A la demande du groupe bricolage : pergolas en devanture, prise électrique

extérieure (ces points ne peuvent pas être discutés au CAC si un dossier n’est

pas préparé (coût, croquis, échange avec la Mairie)

— point citrouille : Il a été accepté de mettre une citrouille pour l’école

Fin CAC à 19h30

Compte rendu – Réunion du CAC 8 du 12/09-18h00 à l’épi-centre

Membres du CAC  présents : Dieu Mai Nguyen Khoa, Violette Vincent,  Delphine Denis, Catherine Gros,  Jeremmy Vincent et Thierry Chevalier

Invités présents :  Murielle Ribere, Nicholas Finch, Rémi Moreda

• Point 1 ) Adhésion dégressive pour les mois restants.

Le principe est exposé par Rémi Moréda : 

“Le principe du dégressif est simple, à partir de décembre il sera plus intéressant de renouveler l’adhésion tous les mois à 1€ jusqu’à mai que de prendre l’adhésion à 5€. L’adhésion jusqu’à mai doit toujours rester plus avantageuse que l’adhésion au mois pour simplifier la gestion des membres et limiter les utilisateurs non inscrits car ils ne renouvelles pas tous les mois.

Il faut donc à partir de septembre baisser de 50ct tous les mois l’adhésion pour que le mois d’avril soit à 1€ ainsi ceux qui adhèrent en septembre payent 4€50, octobre 4€, novembre 3€50, décembre 3€, janvier 2€50, février 2€, mars 1€50 et avril 1€, en mai tout le monde repart à 5€.”

L’adhésion dégressive à partir de ce mois de septembre n’a pas était retenue, opposition forte de Catherine Gros. Car elle trouve le principe compliqué à mettre en place, surtout pour les permanencier.e.s et pour le groupe adhérent.e.s dont elle est la représentante. Un mal-entendu s’était fait sur la nécessité de faire plusieurs fiches au cas où on adhère pour plusieurs mois consécutifs. Ce point étant éclairci, certaines réticences disparaissent.

Il est convenu qu’une information sera envoyée aux permanencier.e.s courant décembre, pour qu’ils ou elles pensent à indiquer aux nouveaux et nouvelles membres que la cotisation s’étend de mai à mai et qu’il est préférable pour les adhésions à partir du mois de janvier de payer pour le nombre de mois restants 4 mois=4€; 3mois=3€ etc. Catherine Gros est chargée de rédiger le courrier, à faire circuler au sein du CAC pour peaufiner la rédaction et rendre le message clair.

• Point 2 ) Remboursement des frais de déplacements

Avant de discuter des modalités de paiement des frais, il paraît logique de débattre du bien fondé de la proposition.

L’idée est  que les membres qui faisaient des déplacements réguliers (hebdomadaires et bi hebdomadaires en l’occurrence de Sarah Tauziède et Diêu Mai Nguyen Khoa, etc…) pour fournir l’épi-centre aient leurs frais de déplacement remboursés.

L’idée n’est pas validée, opposition forte de Catherine Gros sur le principe de rembourser les déplacements de certains membres, ce qui créerait un statut de privilégié.e. Si on le fait pour certains, il serait équitable de le faire systématiquement pour tous les membres, et pas seulement pour ceux qui en feraient la demande. Au minimum définir plus clairement des critères d’attribution et en justifier clairement l’accord. 

Jeremmy Vincent propose de l’appliquer aux  frais de déplacements pour les livraisons.

Catherine Gros demande si l’association est en mesure de faire ces remboursements, il a été convenu qu’il vaut mieux attendre un bilan comptable pour connaître l’état financier de l’association avant de les mettre en place.

• Point 3 ) membres du CAC (sortants-entrants): quelles règles ? Déclaration en Préfecture… 

Thierry Chevalier indique   

• que le service de déclaration en ligne était fermé jusqu’à la fin de l’été et que Catherine Gros, Delphine Denis et Diêu Mai Nguyen Khoa ne sont pas encore déclarées officiellement membre du CAC.
• que Chantal MICHOT a prit la décision de quitter le CAC au début de l’été.

• une discussion se met en place  sur le point des statuts qui indique que  : 

Le Conseil d’Administration Collégial est l’organe qui représente légalement l’association en justice. En cas de poursuites judiciaires, les membres du Conseil d’Administration Collégial en place au moment des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents. Un-e salarié-e ne peut être membre du Conseil d’Administration Collégial.

Un rendez-vous avec M. Petiot de “la ruche associative” (a aidé à la rédaction des statuts) est conseillé à ceux et celles qui ne sont pas rassurés sur ce point.

A la suite de cet échange un tour de table est réalisé pour connaître les personnes qui souhaitent rester au conseil d’administration collégial (CAC) ou le rejoindre. Delphine DENIS, Diêu Mai NGUYEN KHOA, Catherine GROS, Violette VINCENT,  Jerremy VINCENT et Thierry CHEVALIER  font partie du CAC. Murielle RIBERE et Nicholas FINCH demandent un temps de réflexion.

Point 4 ) réunions du CAC : périodicité.

           Certain.e.s membres du CAC font remarquer qu’il est très difficile de s’organiser quand les réunions   

           sont annoncées très peu de temps à l’avance (48h ou moins). Il est également difficile de préparer 

           correctement  la réunion pour répondre judicieusement aux sujets à l’ordre du jour.  

• il a été décidé de prévoir une réunion par mois, premier jeudi ou dernier jeudi. A Thierry Chevalier (mandataire) de nous le dire, que nous pourrions annuler au dernier moment (à préciser) si aucun point n’est à mettre à l’ordre du jour (ce qui paraît peu probable étant donné qu’il y a beaucoup de choses à mettre en place cette première année de fonctionnement).

• Point 5 ) Ménage

Une discussion a eu lieu au sein du groupe bricolage qui avait pris en charge le ménage hors permanences jusqu’ici. Il n’est pas évident pour tous que cette charge incombe à ce groupe en particulier. Il semble correct que chaque membre prenne part à l’entretien des locaux pour que l’épicerie soit agréable à tous.

            Un tableau est à réaliser pour demander une participation à tous les membres de l’épicerie.

• Point 6 ) présence du camion “poulet rôti” tous les vendredis soir.

Tout le monde prend connaissance de ce service les vendredis soir, Violette Vincent se propose d’informer la mairie.

Compte rendu – Réunion du CAC 7 mardi 21 août  à 11h à l’epi-centre

Présents : Dieu Mai Nguyen Khao, Violette Vincent,  Delphine Denis et Thierry Chevalier.

Absents : Catherine Gros,, Jeremmy Vincent, Murielle Ribere

Point 1 : Achat bières pour simplifier compta et inventaires : 

• personnes ne s’oppose à l’achat des bières avec paiement à 30 jours (stock qui s’écoule rapidement).

Point 2  :  remboursement des frais de déplacements,

• ce point sera discuté lors du prochain CAC 

Compte rendu – Réunion du CAC 6 du 08/06/2018 – 17h00 à l’épi-centre

Présents : Chantal Michot, Dieu Mai Nguyen Khao, Cathy Gros, Violette Vincent, Thierry Chevalier et  Delphine Denis.

Absents:gaëlle Gueant Jeremmy Vincent

• Discussion sur la nécessité d’être membre du CAC et représentant.e de groupe :

Les statuts actuels précisent qu’après la prochaine Assemblée Générale, le CAC sera constitué uniquement par des représentant.e.s des groupes de travail et que chaque personne ne peut représenter que 2 groupes au maximum. 

Pour les exceptions, c’est à dire, représentant.e.s qui ne souhaitent pas faire partie du CAC , leurs avis seront pris en compte mais ils n’auront ni le droit de vote ni le droit d’exprimer une opposition forte.

Membres du CAC à ce jour : Chantal Michot, Dieu Mai Nguyen Khao, Cathy Gros, Violette Vincent, Thierry Chevalier et  Delphine Denis

• Rendu de monnaie sur bon d’achat validé, décision de ne plus limiter à deux le nombre de bon d’achat par jour.

• Décision prise d’autoriser les producteurs et  productrices (montseretois?) le souhaitant de ne plus faire de dépôt vente mais de payer à 30 jours. Pour éviter les exceptions mal comprises par les non concerné.e.s et vues comme des “privilèges”.

• Décision de faire une grande réunion avant le début de l’été pour partager les tâches et fonctionner en binôme.

• Discussion sur un changement d’horaires l’été, un sondage va être fait. Le nombre de MA ne permet pas de créneau supplémentaire pour l’instant, seulement un éventuel déplacement du créneau du mercredi (16.30/19.30 vers 18.00/21.00). Plus de soirées de samedis sont demandées. Le groupe adhérent.e.s tiendra compte de ces demandes pour l’établissement des planning d’été..

• Discussion sur artisanat en vente à l’épicerie, nécessité d’une charte à écrire en commun avant toute acceptation de dépôt à l’épicerie : ici

• Validation pour faire entrer de nouveaux viticulteur dans les producteurs de vin

• Validation pour faire venir camionnette de produits bio et vrac. Décision sera faite par la commerçante qui devra demander l’autorisation à la mairie. 

Compte rendu – Réunion du CAC 5 du 24/05/2018 –

Groupes de travail de L’ÉPI-CENTRE, épicerie/bar associatifs

Présents membres du CAC

Absents 

Invités

1/discussion à propos du rendu de monnaie sur bon d’achat

validé par sandrine mais décisions prise ce soir de reporter le projet 

toutefois nous rendrons la monnaie aux 3 personnes à qui l’on a vendu des bons d’achats en promettant un rendu de monnaie. 

ce sont : Camille J, Elise K et Philippe F

En attendant la réunion de tous les adhérents et les aides que nous demanderons en fonctions des différentes tâches que nous sommes en train de lister, Thierry s’est proposé de relever les bons d’achat en fin de chaque semaine pour les rentrer dans la comptabilité.

Il faudra inscrire la somme rendue au dos de chaque bon d’achat. Et la date d’utilisation.

il faudra réfléchir à un moyen simple de généraliser cette formule qui permettrait au habitants de venir à l’épi-centre sans passer par le distributeur de saint andré 

je vais regarder les formules de e-monnaie et voir si cela nous coûte quelque chose

Compte rendu – Réunion du CAC 4 du 20/05/2018 –

Groupes de travail de L’ÉPI-CENTRE, épicerie/bar associatifs

1/ Liste des produits non remisables : 

Le signe # va être ajouté dans Dolibarr petit à petit  devant chaque libellé des articles non remisables.

2/ Point : article 9 des statuts,

3/ Point : d’une bière au bar à prix coûtant :

L’envoutée est la seule à permettre cette possibilité elle sera affichée à 2.40€  (le bar n’a pas vocation à faire des bénéfices cf. réglementation : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345)

4/ Point : vente pastis :

La vente d’alcool forts à l’épicerie n’est pas interdite par la réglementation. Tant qu’il n’y a pas de dégustation sur place.

 (il faudrait  avoir le texte réglementaire avant l’achat)

trouver sur internet :

Le métier d’épicier est relativement accessible, car il ne nécessite pas une formation spécifique. Par contre, ce sont les produits que l’on y vend qui sont soumis à des réglementations très strictes, telle la vente d’alcool en épicerie. Toute épicerie qui décide de se lancer dans la vente d’alcool doit impérativement avoir une licence, en fonction du type de boisson qu’elle désire vendre. Si elle projette de ne vendre que des boissons à emporter, elle doit acquérir une licence pour la vente d’alcool en épicerie pour ce type de boisson. Cette dernière est l’opposé de la licence à consommer sur place. Pour vendre les boissons des deux premiers groupes, autrement dit des boissons sans alcool et celles fermentées non distillées, l’épicerie n’a besoin que d’une petite licence à emporter. Il faut noter que les débits de boisson en épicerie ne font pas l’objet d’une autorisation spécifique, comme l’exige la loi dans le cas des bars et des restaurants qui proposent de la consommation sur place, à moins qu’elle ne vende entre 22h et 8h du matin. En effet, la vente d’alcool en épicerie est interdite entre 22h et 8h si l’épicerie n’a pas reçu une autorisation spécifique délivrée par un organisme agréé, sur les droits et obligations relatifs au débit de boissons.

et j’ai trouvée ça:

https://fnde.com/fndecb/federation-nationale-de-l-epicerie-caviste-et-specialiste-en-produits-bio/la-reglementation#taxation-des-sacs-plastiques

mais ce n’est pas très clair pour moi

5/ Point : Augmenter la diversité des vins :

en particulier un moyen de gamme rouge Aiguilloux est plébiscité.

Passer à 3 vins par producteur ou productrice. Pas de bib vendus en épicerie car contiennent les vins entrée de gamme qui ne montre pas le meilleur de la production.

Le bib, ça veut pas dire que c’est pas de la qualité. Ce qu’il y a dans celui de Calvel, c’est lui qui dit que c’est très bien en entrée de gamme rapport qualité et prix et que ce vin est souvent bien côté par les gens. Cest le producteur lui même qui le dit. 

6/ Point offrir la tisane des permanenciers au membres  : 

Une tisane peut être faite par un.e membre avec des plantes de la garrigue (thym, menthe, romarin) (ou du jardin: verveine, camomille → oui?) et être offerte aux membres du coin convivial.

Un thermos serait souhaitable, à trouver.

Possibilité de faire des tisanes froides pour l’été style thé glacé.

7/ Point : sur les auto entrepreneurs et TVA :

(hors CA et pour information, il n’y a pas que les auto entrepreneurs qui peuvent ne pas être assujettie à la TVA, les agriculteurs et agricultrices aussi sous certaines conditions, question à ajouter sur ta nouvelle fiche Delphine :Votre Activité est elle assujettie à la TVA ? 

Exemple : Sylvain Bomane n’est pas assujetti à la TVA en tant qu’agriculteur il ne rentre pas dans cette tranche : Les exploitant.e.s qui atteignent pour les deux dernières années (2011 et 2012) une moyenne de recettes supérieure à 46 000 € doivent s’assujettir obligatoirement à la TVA)

8/ Point : Passage en caisse,

Pour éviter les erreurs, inviter les membres usager.e.s à vérifier la note lors de la saisie, le ou la permanencière prendra le temps de compter les articles et de lire la liste avec le membre usager.e.

Ne pas oublier de valider la facture après avoir rendu la monnaie.

Une “douchette” qui lit les codes barre sera offerte à l’association, ce qui devrait simplifier le passage en caisse.

-Taux à appliquer sur dolibarr en fonction des produits: Remisables, Prix coûtant, Promotion 50% 

Affichage sur l’ordinateur caisse

	Exemple : Prix du produit sans remise		Prix en %	Remise
Prix MB	12,00 €		100 %	0%
	Application de “remises”
Prix MA	10,50 €		0,875	12,50%
prix coûtant	10,00 €		0,8333333333	16,50%
Promotion	5€		0.5	50%
associations 10%	11€		0.916666	8.5%

Tout produit vendu à prix coûtant ou 50% ou retiré de la vente doit être noté sur un document, il est affiché sous les verres du bar. Alors ça, c’est comme le fait de pas inscrire dans l’ordi (il faut les inscrire, le vendre en caisse !) les ventes de bières du bar ou verre, je ne comprends pas !

9/ Réglementation et démarche à faire pour le Bar associatif.

Dieu MAi nous fait profiter de sa formation dans le cadre d‘un projet personnel.

Affichage / vente alcool.

Affichage / interdiction de fumer

Exposer dix contenants de boissons non alcoolisées (si on met des bouteilles de bières (non alcoolisées), une par producteur, on atteint les 10 il me semble, non ? ).

Démarches de type déclaration :

(Dieu mai merci de compléter en fonctions des informations obtenues lors de ta formation.)

Laissez moi juste un peu de temps pour vous faire une synthèse propre et claire.

10/ Point : sur le Partage des tâches,

Lister toutes les tâches à réaliser / faire une réunion avec tous les membres et rechercher des bénévoles en plus des trois heures.

Ne jamais réaliser une tâche seul (binôme à privilégier)

Idée: Proposition de laisser les groupes en lien fréquent organiser leur façon de communiquer.

Liste des tâches à compléter : 

http://vu.fr/xrJ 

11/ Point : dépôt vente et exclusivité,

Sylvain de bizanet n’aime pas trop le dépôt vente -> Thierry se propose de le rencontrer.

Jacques de Montséret  n’aime pas l’idée dépôt vente -> Violette se propose de lui parler

Le CA confirme que L’épi-centre ne donne aucune exclusivité et pratique le dépôt vente avec les producteurs locaux.

Les inventaires mensuels peuvent se faire le 25 du mois pour faciliter la comptabilité des producteurs et productrices. Le paiement sera fait à réception de leur facture.

12/ Point : après midi jeux commando cathares,

Activité ayant lieu en dehors des créneaux d’ouverture, 

DIVERS:

— Disposer à l’épicerie une boîte pour le compost (fruits et légumes trop endommagés pour être vendus, marc de café…) à vider à la fin de la dernière permanence, à emporter par un.e des permanencier.e.

— Transmettre la liste des MA à tous les membres du CAC.

— La fiche produit a été retravaillée. En transmettre une à François D pour de futurs producteurs et productrices.

— Monnaie complémentaire, discussion lancée par mail.

Compte rendu – Réunion du CAC 3 du 08/05/2018 à 14h00 à l’épi-centre

Présents membres du CAC

Absents 

Invités

Prix des boissons dans le magasin

Logo l’épi-centre aime

Prix du pain

Compte rendu – Réunion du CAC 2 du 04/05/2018 –

Groupes de travail de L’ÉPI-CENTRE, épicerie/bar associatifs

Présents : 

Thierry Chevalier, Chantal Michot, Delphine Denis, Diệu Mai Nguyên Khoa, Violette Vincent, , Jeremmy Vincent, Sarah Tauziède, Emilie Sandon, Cathy Gros, Gaëlle Gueant  et Nicholas Finch 

Introduction : 

Rappel sur la formation du Conseil d’Administration Collégial (CAC):

Le CAC est composé des 4 membres élus lors de l’assemblée constitutive du 06/03/2018 (Chantal MICHOT, Violette VINCENT, Jeremmy VINCENT et CHEVALIER Thierry mandataire pour l’association)

Peuvent s’y ajouter les représentants de chaque groupe de travail.

A ce jour, Delphine DENIS représentante groupe 3, Diệu-Mai Nguyen-Khoa  représentante groupe 7

et Nicholas FINCH (en principe)   (à ce jour du 04/05 il en fait partie ou pas ? (cac ou pas cac ? si quelqu’un croise Nick peut-il lui demander quelle réponse il a donné vendredi 04/05 ?) représentant groupe 6  acceptent de rejoindre de CAC.

Gaëlle Gueant ne souhaite pas faire partie du CAC

Cathy représentante  groupe 1  ne souhaite pas faire partie du CAC pour le moment car nous attendons des précisions sur l’art.9 des statuts. 

Le Conseil d’Administration Collégial est l’organe qui représente légalement l’association en 

justice. En cas de poursuites judiciaires, les membres du Conseil d’Administration Collégial en 

place au moment des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les 

tribunaux compétents. Un-e salarié-e ne peut être membre du Conseil d’Administration Collégial.

Cette partie demande à être éclaircie, il faudra voir avec M. PETIOT de la ruche associative de Narbonne qui nous a accompagné pour la rédaction de ces statuts. 

(Est-ce que n’importe qui du CAC peut le contacter ou…?), 

Je vais lui poser la question

04.11.23.22.75 / 07.77.69.16.05

m.petiot@larucheassociative.org

IN’ESS, 30 Avenue Pompidor

 11100 Narbonne

Les membres du conseil d’administrations sont donc : Chantal Michot, Delphine Denis, Diệu Mai Nguyên Khoa, Violette Vincent, Nicholas Finch   Jeremmy Vincent et Thierry Chevalier.

  Groupe 1 : Gestion des membres actifs représentante  Cathy G – 5 pers. 

Suppléante : Sarah Tauziède

Fiches adhérent : revoir les marges

ajouter 2 coches mineur/majeur

Enlever deux lignes au niveau de l’adresse ce qui permettra d’ajouter le nom des personnes du foyer

Planning :

Horaire des soirée : 18h00 – 21h00

Groupe 2  Produits frais représentante  Violette V 

• décision de faire un tableau des critères de choix des produits frais et sec et de compter les 
• points pour aider au choix des produits
• charte à écrire pour définir précisément les critères de choix

Groupe 3 : Produits Secs représentante  Delphine DENIS  –  4 Personnes 

• choix du conseil d’administration de ne pas promouvoir les produits de marque de grande surface

• choix du drive pour le complément grossiste : Carrefour 
• recherche voiture//estafette climatisée pour aller à vendargue mercredi matin et prendre les produits frais

Groupe 4 : communication  représentant  Thierry  C 

• ébauche d’un texte explicatif à distribuer le jour de l’inauguration et plus tard
• que je mettrais en forme plus tard en fin de doc :

https://bimestriel.framapad.org/p/textes-site-internet

• décision dans un premier temps de n’étiqueter que les produits qu’épi-centre aime sur les critères proches,  respectueux et pas cher

 Groupe 5 : Bar représentante  Gaëlle G

Toute bouteille de sirop entamée au bar doit être acheté par l’épi-centre

(saisir dans le module caisse et écrire sur un cahier, lequel ?)

Tous les produits du bar ne sont pas à vendre dans l’épicerie (point à rediscuter au prochain CAC)

Groupe 6 : Bricolages/entretiens  représentant  Nicholas F

• recherche remorque pour transport bambou, thierry s’est proposé, merci
• Nick est prêt à travailler avec les différents membres des différents groupe qui auraient besoin du groupe bricolage.

                                                                         

Groupe 7 : Caisse/Argent représentante Diệu-Mai NK

Adhésions :  

Questions diverses :

— Sandrine Olive devient membre active de droit du fait de son investissement pour la comptabilité.

— Procurations en banque et accès à l’ouverture du coffre  :  Thierry responsable du compte bancaire pour l’association propose de donner procuration et accès au coffre à Delphine DENIS et Dieu Mai NGUYEN KHOA pour des raisons pratiques et de confiances,

Personne ne s’y oppose.

— Casse dans le magasin :

qui casse, paye

— les animaux sont bienvenus dehors

— Fête de la musique (à rediscuter)

— Journée jeux organisés par “comando cathares” ouverture bar ou non à rediscuter

Compte rendu – Réunion du CAC 1 du 26/04/2018 –

Groupes de travail de L’ÉPI-CENTRE, épicerie/bar associatifs

Présents : 

Membres du CAC : Thierry Chevalier, Gäelle Guéant, Chantal Michot, Delphine Denis, Diệu Mai Nguyên Khoa, Violette Vincent, Cathy Gros.

invité : Jean-Luc Breuillon et Maria-Elena Spanu, membres du groupe 6.

    Groupe 1 : Gestion des membres actifs représentante  Cathy G – 5 pers. 

1/ Calendrier horaires

Les propositions 2 (lun matin- mardi matin- mercredi matin- jeudi matin- vendredi matin- -samedi aprèm et 1 soirée par mois- dimanche matin) et 5(lun matin- mardi matin-mercredi aprèm- jeudi matin- vendredi soirée -samedi matin et 1 soirée par mois- dimanche matin) ont été choisies dans un premier temps.

 Finalement, la 5 a été choisie en priorit:  plus de moments d’ouverture et en particulier le plus grand nombre d’ouvertures en soirée qui permet de rassurer les producteurs et productrices de boissons, quant à la quantité de liquide achetée.

 Le choix définitif sera fait  après confirmation par les MActi impliqués dans ce planning de leur réelle disponibilité. Pour cela le contact téléphonique sera privilégié.

La Mairie sera informée de cette décision.

2/ Tableaux dans l’épicerie (2 pour les adhérents):

— Tableau planning sera affiché dans l’espace réservé aux MActi. Dim approx 1mx50cm. Le groupe Adhérents se charge de le réaliser.

— Tableau pour infos diverses et notamment pour contact entre permanenciers.

Le groupe Brico se chargera de les placer dans le local.

-tableau avec prix des boissons

3/Guide du permanencier:

Il faudrait que chaque groupe s’efforce de compléter le guide du permanencier qui pourrait se présenter sous forme de fiches à insérer dans un classeur.

Groupe 2  Produits frais représentante  Violette V 

Groupe 3 : Produits Secs représentante  Chantal M  –  4 Personnes 

Commande passée chez le grossiste Agidra le 24/4/2018.

Commande chez Biocash en cours…

Sélection du magasin drive en cours…

Réflexion sur l’achat de glaces en cours…

Groupe 4 : communication  représentant  Thierry  C 

– Logo à revoir /  Delphine se propose de le retoucher 

– Site internet vitrine : je montre et indique la direction prise par le groupe com, à savoir site réalisé avec WordPress.  Il reste les textes à travailler 

https://bimestriel.framapad.org/p/textes-site-internet

– Flyer gîtes –> Gaëlle (Delphine prépare les idées du texte pour les flyer en collaboration avec Gaëlle)

– Affichage extérieur  

– Affichage intérieur (étiquetage =  code de couleurs) en cours de réflexion dans le groupe com + divers affichages en lien avec les autres groupes

– hébergement de Dolibarr se fera chez Aplose pour 9€ HT/ mois  (service d’installation, de mises à jour, de sauvegarde sur un serveur en france avec une garantie de coupure en cas d’anomalie ne pouvant pas dépasser 4h) 

– Cathy fait remarquer qu’il serait bon d’avoir rapidement un affichage dans le village (porte de l’épicerie/panneau face au jardin d’enfants) pour avoir plus de visibilité (voir avec Mériama du groupe com).

 Groupe 5 : Bar représentante  Gaëlle G

Bar de producteurs.

Prix des boissons :

• boissons chaudes (café, thé, tisane)  : prix libre mais nécessaire (tirelire)
• bières artisanales : prix de vente des producteurs, entre …€ et …€
• vin en bib, blanc, rosé, rouge : à priori 1€ le verre

(bib de 3 litres pour blanc et pour rosé car manque de place dans la vitrine réfrigérée).

• sirops locaux : ? menthe… …€ le verre ou tirelire ? (prochain CAC)

Proposition de contact pour thé bio de Chine avec Lilan de Thézan.

Autres boissons vendues à l’épicerie.

Groupe 6 : Bricolages/entretiens  représentante provisoire  Delphine D                                                                         

Il a été évoqué par Thierry un rendez vous avec les représentants de la mairie Anne et Geneviève pour un inventaire des meubles, il a été remarqué qu’il manquait un meuble noir avec led, il faudra du coup modifier la convention. (NOUVEAU : dans l’épicerie, il y a le mode d’emploi de chaque appareil, dont le fameux meuble manquant qui, d’après la photo de la notice, est la vitrine verticale… Thierry ,pourras-tu ramener l’inventaire  à l’épicerie, on vérifiera ce qu’on a avec les notices comme support)

Anne et Geneviève ont aussi insisté sur la partie bar qui doit être clairement perçue comme activité secondaire.

La question du meuble vitrine dont l’utilisation est pratiquement certaine maintenant est à prendre en compte dans l’organisation du local. Elle doit être facilement accessible aux permanenciers qui devront servir depuis l’arrière de la vitrine.

Un vote a été fait lors de la réunion Brico vendredi dernier pour choisir quelle version du plan devait être mise en application. Considérant que ce vote a été fait dans la précipitation, qu’il n’avait pas vraiment lieu d’être (d’après le mode de prise de décision définie dans le règlement) et que les éléments ci-dessus n’avaient pas été pris en compte, l’ensemble des membres du CAC s’est positionné pour l’adoption de la V1 du plan. Thierry se propose d’aider pour les modifications de l’installation électrique.

 Toutefois, 3 membres de ce groupe n’étant pas présents à la réunion du CAC, cette décision est laissée en suspens et sera faite vendredi soir prochain, lors de la nouvelle réunion du groupe Brico au local. (décision acceptée par les absents, le vendredi soir en question).

Groupe 7 : Caisse/Argent représentante Diệu-Mai NK

Achats du coffre à clapet et de la balance validés.

Mettre du vernis coloré sur les différents montants des pièces constituant le fond de caisse fixe.

Présentation d’une ébauche de fiche de rôle, du bordereau de remise de caisse, détail du fond de caisse.

Présentation des bons d’achat déjà en usage.

Les achats sont actuellement effectués grâce aux prêts de membres du CAC,